MDDP doradztwo Business Consulting
Programy dla biznesu /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

 

Czym jest Mona InterWeb?

 

Czym jest Mona InterWeb | Mona InterWeb | MDDP Business ConsultingUzgodnienie sald i obrotów wewnątrzgrupowych jest jednym z częstych problemów opóźniających dostarczenie skonsolidowanych wyników finansowych Grupy Kapitałowej. Wyjaśnienie ewentualnych niezgodności wymaga każdorazowo sięgnięcia do szczegółów dotyczących pojedynczych dokumentów księgowych. Mona InterWeb umożliwia pracę na poziomie transakcji stanowiąc doskonałe uzupełnienie dowolnego systemu wspierającego raportowanie i konsolidację w Grupie Kapitałowej. Uniwersalność rozwiązania sprawia, iż może być ono z powodzeniem wykorzystane w dowolnej Grupie Kapitałowej niezależnie od systemów finansowo-księgowych poszczególnych spółek czy narzędzi wykorzystywanych do konsolidacji sprawozdań jednostkowych.

Mona InterWeb odciąża kontrolerów i księgowych jednostki dominującej poprzez decentralizację procesu i przeniesienie odpowiedzialności na poszczególne spółki Grupy. Każda z nich otrzymuje narzędzie umożliwiające wgląd w transakcje z jej udziałem zaraportowane przez inne podmioty. System umożliwia sprawną komunikację w celu wyjaśnienia niezgodności.

Uzgadnianie sald i obrotów wewnątrzgrupowych | Mona InterWeb | MDDP Business Consulting

 

Trzy kroki do uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych

  1. Uzgodnienia transakcji wewnątrzgrupowych | Mona InterWeb | MDDP Business ConsultingUzgodnienie automatyczne: dopasowanie transakcji na podstawie wybranych cech (np. numer referencyjny) w ramach wyznaczonych centralnie tolerancji (ustalanych zarówno dla pojedynczej transakcji jak i całej reguły). Możliwość automatycznego zaklasyfikowania niezgodności jako różnic kursowych.
  2. Uzgodnienie półautomatyczne: dopasowanie transakcji w ramach kolejnych reguł uruchamianych przez użytkownika, dopasowujące zapisy poszczególnych spółek na podstawie zgodności daty, numeru dokumentu czy kwoty w walucie transakcyjnej.
  3. Uzgodnienie ręczne: samodzielna analiza pozostałych transakcji przez użytkowników pod kątem ich wzajemnego dopasowania oraz wyjaśnienia niezgodności. Komunikacja pomiędzy księgowymi z poszczególnych spółek bezpośrednio w systemie.

 

Prosta i intuicyjna obsługa

  • Podsumowanie salda lub obrotów w ramach danej grupy kont pomiędzy wybranymi spółkami wraz z informacją o całkowitej różnicy.
  • Możliwość ograniczenia tabeli do transakcji o określonym statusie (np. wyświetlenie tylko pozostałych do uzgodnienia).
  • Lista transakcji zawierająca najważniejsze cechy z punktu widzenia prowadzenia uzgodnień (numer dokumentu, data, waluta transakcji, kwota, etc).
  • Numer referencyjny łączący dopasowane transakcje oraz znacznik wskazujący na status uzgodnienia (OK, VAT, różnice kursowe, kapitalizacja, nieuzgodniona).

Prosta i intuicyjna obsługa | Mona InterWeb | MDDP Business Consulting

 

Wzorcowy plan wdrożenia

Kluczowym czynnikiem warunkującym pomyślny przebieg wdrożenia jest pozytywne nastawienie zespołu projektowego oraz zaakceptowanie zmian w procesie zamknięcia ksiąg przez poszczególne spółki. Z tego powodu formalny Kick-Off projektu oraz komunikacja jego założeń do przyszłych użytkowników systemu jest pierwszym i niezwykle istotnym etapem projektu.

Kolejnym krokiem jest zdefiniowanie procesu oraz określenie zasad odpowiedzialności księgowych spółek lokalnych oraz kontrolerów jednostki dominującej. W szczególności mapa procesu powinna precyzować termin dostarczania danych lokalnych do systemu oraz zasady procedowania w przypadku zidentyfikowania różnic wynikających dokumentów w drodze czy błędów księgowych.

W wielu grupach kapitałowych, korzystających z systemów do konsolidacji, istnieje Grupowy Plan Konto, bądź jego odpowiednik. W takim wypadku kroki numer 3 i 4 zazwyczaj nie są konieczne, gdyż spółki lokalne z pewnością opanowały do tej pory zasady przekształcana swych kont lokalnych do układu wymaganego w przez jednostkę dominującą.

Wzorcowy plan wdrożenia | Mona InterWeb | MDDP Business Consulting

Strumień techniczny obejmuje zadania związane z przygotowaniem mechanizmów umożliwiających import transakcji ICO z lokalnych systemów księgowych (bardzo często jest to standardowy raport dostępny w systemie FK) oraz instalację i konfigurację systemu, która z uwagi na bogaty zestaw predefiniowanych funkcjonalności nie wymaga praktycznie żadnych kompetencji IT.

Ostatnimi etapami wdrożenia są szkolenia i warsztaty z docelowymi użytkownikami oraz próbna rekoncyliacja wybranego okresu realizowana wspólnie przez zespół wdrożeniowy, służąca między innymi zebraniu informacji zwrotnej umożliwiającej wprowadzenie zmian i udoskonaleń zarówno w konfiguracji systemu jak i konstrukcji procesu przed ich produkcyjnym uruchomieniem.

 

Korzyści dla wszystkich

Zarząd:

  • Skrócenie czasu trwania procesu konsolidacji
  • Poprawa wiarygodności i jakości danych finansowych
  • Poprawa komunikacji pomiędzy służbami finansowymi jednostki dominującej i spółek zależnych

 

Kontrolerzy Jednostki Dominującej:

  • Brak konieczności dwustronnego potwierdzania transakcji
  • Przeniesienie odpowiedzialności na spółki lokalne
  • Przejrzysta informacja na temat stanu zaawansowania procesu we wszystkich spółkach

 

Spółki zależne:

  • Pełen wgląd w transakcje ze swym udziałem zaraportowane przez inne spółki grupy
  • Ograniczenie liczby analizowanych transakcji dzięki dwóm etapom uzgodnień automatycznych

 

Audytorzy:

  • Łatwy i intuicyjny dostęp do szczegółów na temat poszczególnych transakcji
  • Jednolity format całej dokumentacji rozrachunków wewnątrzgrupowych

O Sigma Conso

Producent systemu, firma Sigma Conso, jest dostawcą innowacyjnych rozwiązań informatycznych oraz usług przeznaczonych dla klientów korporacyjnych i firm rachunkowych. Firma jest obecna na rynkach europejskich oraz azjatyckich, zarówno bezpośrednio jak i przez lokalnych partnerów. Biura Sigma Conso zlokalizowane są w Brukseli, Paryżu, Luxemburgu i Singapurze. MDDP Business Consulting jest oficjalnym dystrybutorem rozwiązań Sigma Conso w Polsce.

 

Więcej informacji na temat programu do uzgadniania transakcji wewnątrzgrupowych Mona InterWeb:

Interfejs użytkownika   |   Trzy etapy uzgodnienia   |   Wzorcowy plan wdrożenia   |   Opinie klientów