Zbudowanie modelu procesowego firmy

W wielu przypadkach firmy zwracają się do nas z prośbą o zmapowanie i zoptymalizowanie wszystkich procesów. Problemem początkowym jest to, że firma nie wie precyzyjnie jakie procesy realizuje (nie chodzi nam tutaj o stwierdzenie że są to procesy produkcyjne, sprzedażowe, księgowo-finansowe itp. – to jest za duży poziom ogólności aby mógł być wykorzystany do mapowania procesów i ich dobrego zrozumienia a potem optymalizacji). Dlatego najczęściej rozpoczynamy taki projekt od zbudowania modelu procesowego firmy.

Wywiady z kluczowymi menedżerami firmy w celu zidentyfikowania głównych działań realizowanych w firmie i powiązanie ich w procesy

Realizując projekt mapowania i optymalizacji procesów zawsze przeprowadzamy wywiady z menedżerami i pracownikami. Jeśli trzeba robimy kilkuosobowe warsztaty tak aby konkretne sytuacje zrozumieć z kilku perspektyw. Menedżerowie, pracownicy są najbliżej realizowanych procesów i wiedzą jak one faktycznie przebiegają. Są też najbliżej problemów i najlepiej je widzą oraz rozumieją skutki ich nieefektywności. Poniżej prezentujemy przykładową listę zagadnień które poruszamy w trakcie wywiadów:

• Pełne określenie listy działań realizowanych w procesie, wspólne określenie przebiegu procesów AS IS oraz interakcji (na czym one polegają) z innymi pracownikami, procesami czy też z innymi komórkami organizacyjnymi
• Zrozumienie zasad obiegu dokumentów w ramach każdego z procesów, zasad ich zatwierdzania i archiwizacji
• W jakim stopniu procesy są zautomatyzowane, jakie wykorzystywane są do tego celu narzędzia informatyczne i jak skutecznie z tych narzędzi pracownicy korzystają. Gdzie istnieją dalsze możliwości automatyzacji
• Jakie w ramach danych procesów występują szczegółowe procedury, czy procesy są realizowane zgodnie z tymi procedurami i czy zdaniem pracowników istnieją przesłanki dokonania zmian w procedurach, dlaczego i jakie przyniosą korzyści
• Efektywność współpracy pomiędzy komórkami organizacyjnymi, pomiędzy centralą a oddziałami
• Zrozumienie podziału obowiązków pomiędzy poszczególnymi  komórkami organizacyjnymi / jednostkami organizacyjnymi
• Ilość pracy papierowej, powtarzalnej która nie przynosi wartości dodanej, która mogłaby być zautomatyzowana
• Ocena, co w danym obszarze funkcjonuje dobrze
• Ocena, co zdaniem rozmówców wymaga / ma potencjał poprawy, jakie przyniesie to korzyści i dlaczego oraz jak można tę poprawę osiągnąć
• Jakie czynności manualne mogłyby zostać zautomatyzowane

Opracowanie modelu procesowego firmy

W każdej firmie występują tzw mega procesy. Dzielą się one na procesy główne oraz procesy wspierające. Dopiero procesy główne dekomponowane są na podprocesy poziomu 1 i dalsze poziomy w zależności od stopnia skomplikowania procesu głównego.

Rysunek: Mega procesy w firmie

Rysunek: Model graficzny procesów w firmie

Etap 1 dotyczący budowania modelu procesowego firmy trwa od 2 do 4 tygodni. Dla każdego procesu zamieszczonego na graficznej mapie procesów w firmie tworzymy ramowy jego opis tak jak pokazano na rysunku poniżej. Z naszej praktyki wynika, że w średniej wielkości firmie identyfikujemy około 200 procesów (wartość wyłącznie poglądowa).  Wielką korzyścią z pracy wykonanej na tym etapie jest konkretne nazwanie realizowanych w firmie procesów, określenie ich początku i końca a także doprecyzowanie głównych czynności realizowanych wewnątrz procesu. Niezmiernie wartościowa jest kolumna „uwagi” w której na bieżąco zapisujemy wszystkie zidentyfikowane na tym etapie nieefektywności procesowe.

Rysunek: Ramowy opis procesów dla modelu procesowego firmy

Spotkanie z Zarządem, wybór procesów do mapowania i analizy, dodefiniowanie celów stawianych przed projektem

Końcowym produktem Etapu 1 jest spotkanie z Zarządem mające na celu przedstawienie efektów dotychczasowych prac a także zdecydowanie o sposobie dalszej realizacji projektu. Wynikiem zrealizowanych prac jest mapa i krótki opis procesów zidentyfikowanych w firmie (całej firmie bądź też wybranej jej części) oraz wstępnie zidentyfikowane nieefektywności. Spotkanie z Zarządem ma na celu eksperckie potwierdzenie nazw (definicji) procesów oraz na bazie zidentyfikowanych nieefektywności oraz wiedzy eksperckiej Zarządu / menedżerów firmy wybranie procesów o największym potencjale poprawy efektywności, nadanie im priorytetów a przez to ustalenie zakresu dalszych prac nad optymalizacją procesów.