Mapowanie i optymalizacja procesów biznesowych | Zbudowanie modelu procesowego firmy |
Mapowanie procesów i identyfikacja nieefektywności | Optymalizacja procesów i wdrożenie zmian |
W wielu przypadkach firmy zwracają się do nas z prośbą o zmapowanie i zoptymalizowanie wszystkich procesów. Problemem początkowym jest to, że firma nie wie precyzyjnie jakie procesy realizuje (nie chodzi nam tutaj o stwierdzenie że są to procesy produkcyjne, sprzedażowe, księgowo-finansowe itp. – to jest za duży poziom ogólności aby mógł być wykorzystany do mapowania procesów i ich dobrego zrozumienia a potem optymalizacji). Dlatego najczęściej rozpoczynamy taki projekt od zbudowania modelu procesowego firmy.
Realizując projekt mapowania i optymalizacji procesów zawsze przeprowadzamy wywiady z menedżerami i pracownikami. Jeśli trzeba robimy kilkuosobowe warsztaty tak aby konkretne sytuacje zrozumieć z kilku perspektyw. Menedżerowie, pracownicy są najbliżej realizowanych procesów i wiedzą jak one faktycznie przebiegają. Są też najbliżej problemów i najlepiej je widzą oraz rozumieją skutki ich nieefektywności. Poniżej prezentujemy przykładową listę zagadnień które poruszamy w trakcie wywiadów:
W każdej firmie występują tzw mega procesy. Dzielą się one na procesy główne oraz procesy wspierające. Dopiero procesy główne dekomponowane są na podprocesy poziomu 1 i dalsze poziomy w zależności od stopnia skomplikowania procesu głównego.
Etap 1 dotyczący budowania modelu procesowego firmy trwa od 2 do 4 tygodni. Dla każdego procesu zamieszczonego na graficznej mapie procesów w firmie tworzymy ramowy jego opis tak jak pokazano na rysunku poniżej. Z naszej praktyki wynika, że w średniej wielkości firmie identyfikujemy około 200 procesów (wartość wyłącznie poglądowa). Wielką korzyścią z pracy wykonanej na tym etapie jest konkretne nazwanie realizowanych w firmie procesów, określenie ich początku i końca a także doprecyzowanie głównych czynności realizowanych wewnątrz procesu. Niezmiernie wartościowa jest kolumna „uwagi” w której na bieżąco zapisujemy wszystkie zidentyfikowane na tym etapie nieefektywności procesowe.
Końcowym produktem Etapu 1 jest spotkanie z Zarządem mające na celu przedstawienie efektów dotychczasowych prac a także zdecydowanie o sposobie dalszej realizacji projektu. Wynikiem zrealizowanych prac jest mapa i krótki opis procesów zidentyfikowanych w firmie (całej firmie bądź też wybranej jej części) oraz wstępnie zidentyfikowane nieefektywności. Spotkanie z Zarządem ma na celu eksperckie potwierdzenie nazw (definicji) procesów oraz na bazie zidentyfikowanych nieefektywności oraz wiedzy eksperckiej Zarządu / menedżerów firmy wybranie procesów o największym potencjale poprawy efektywności, nadanie im priorytetów a przez to ustalenie zakresu dalszych prac nad optymalizacją procesów.