MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Zarządzanie projektami - metodyka

05-05-2016

Podejście do efektywnego wdrożenia Biura Zarządzania Projektami w firmie

Menedżer, Manager | MDDP Business Consulting | Piotr Paturalski

Piotr Paturalski

Menedżer w MDDP Business Consulting

 

Przedsiębiorstwa coraz częściej zastanawiają się w jaki sposób efektywnie realizować projekty

W tym celu wdrażają procesy, metodyki i standardy zarządzania projektami mające zapewnić, że ich produkty projektów będą dostarczone na czas, w założonym budżecie i z odpowiednią jakością. W skali przedsiębiorstwa zdolność do osiągnięcia najlepszych rezultatów w zarządzaniu projektami wynika tymczasem z możliwości i umiejętności wdrożenia jednolitych procesów i standardów w całej organizacji. Aby sprostać temu wyzwaniu wiele przedsiębiorstw decyduje się na powołanie w swoich strukturach Biura Zarządzania Projektami (BZP) czyniąc je odpowiedzialnym za różne aspekty realizacji projektów.

Międzynarodowe badanie „The State of the PMO 2012” przeprowadzone przez PM Solution potwierdza, że z czasem rola BZP rośnie na znaczeniu. 87% badanych firm zadeklarowało, iż obecnie posiada strukturę BZP, a 40% przedsiębiorstw, które jeszcze takiej struktury nie wdrożyły planuje to zrobić w najbliższym czasie. 

Procent firm deklarujący posiadanie PMO | Wdrożenie Biura Zarządzania Projektami | MDDP Business Consulting

Do zadań i odpowiedzialności BZP można przypisać wiele usług i produktów związanych z zarządzaniem projektami. Podstawowym obowiązkiem takiej organizacji jest zapewnienie i wdrożenie jednolitych procesów i standardów zarządzania projektami w przedsiębiorstwie oraz ciągłe ich doskonalenie. Jednak w zależności od potrzeb, wizji oraz celów BZP może zajmować się monitorowaniem i raportowaniem projektów, szkoleniami, wsparciem i doradztwem,  zarządzaniem portfelem projektów i innymi. Powołując się na wcześniej już wspomniane badanie, przedsiębiorstwa najczęściej wskazywały na następujące funkcje BZP występujące w ich organizacjach:

  • Metodyka Zarządzania Projektami, standardy – wdrożenie i zarządzanie,
  • Polityki projektowe, procedury, formatki – wdrożenie i zarządzanie,
  • Monitorowanie i kontrola projektów/programów,
  • Doradztwo i szkolenia dla Kierowników Projektów,
  • Inicjacja projektów / programów,
  • Procesy  – wdrożenie i zarządzanie,
  • Koordynacja projektów,
  • Zamykanie projektów/programów,
  • Realizacja projektu monitorowanie i kontrola,
  • Dashboardy  i karty oceny – wdrożenie i zarządzanie.

Decydując się na powołanie BZP często próbujemy odpowiedzieć sobie na pytanie „Jaką wartość przyniesie wdrożenie BZP w naszej organizacji?”. Samo zdefiniowanie wartości BZP może okazać się trudne do zrealizowania. Wdrożenie BZP wymaga nakładów na odpowiedni personel, uruchomienie oraz potrzebuje czasu do osiągnięcia pełnej dojrzałości organizacyjnej. Z tej perspektywy możemy dojść do wniosku, że BZP stanowi jedynie centrum kosztów, które w trudnych czasach kryzysu obciąża dodatkowo działalność firmy. Jednak należy pamiętać, że BZP powołujemy do tego, żeby aktywnie wspierało zarządzanie projektami. Dzięki temu nasze projekty będą realizowane zgodnie z harmonogramem, w założonym budżecie i ogólnie rzecz ujmując szybciej i lepiej niż do tej pory. To natomiast przełoży się na wymierne korzyści i oszczędności płynące z efektywniejszej realizacji projektów w przedsiębiorstwie. Potwierdza to wynik benchmarku pokazujący udział BZP w poprawie efektywności realizowanych projektów. 

Najważniejsze korzyści z wdrożenia | Wdrożenie Biura Zarządzania Projektami | MDDP Business Consulting

Jeżeli już odpowiedzieliśmy sobie na pytanie dotyczące korzyści z wdrożenia BZP i jesteśmy przekonani, że może to usprawnić zarządzanie projektami w naszej firmie, to kolejnym krokiem jest rozpoznanie naszych potrzeb i oczekiwań. Należy przy tym pamiętać, że BZP nie jest receptą na wszystkie bolączki organizacji i nie rozwiąże wielu problemów, dlatego już na samym początku ważne jest odpowiednie i precyzyjne zdefiniowanie celów umożliwiających ocenę efektów wdrożenia. 

Realizując zaledwie kilka projektów rocznie musimy się zastanowić, czy faktycznie potrzebujemy całej organizacji BZP. W takim przypadku wystarczą najczęściej odpowiednio przygotowane procesy i standardy oraz współpraca między Kierownikami Projektów. Jeżeli jednak nie potrafimy odpowiedzieć na pytanie ile projektów realizujemy w firmie i jaki jest ich status oraz jeżeli każdy uruchamiany projekt realizowany jest za pomocą innego procesu i zestawu narzędzi - pojawia się odpowiedni moment na wdrożenie BZP.

Na samym początku należy określić cel utworzenia BZP odpowiadając na pytania  „gdzie jesteśmy?”, „dokąd zmierzamy?” i „jak chcemy tam dotrzeć?”. Odpowiedź na powyższe pytania możemy uzyskać przeprowadzając wewnętrzną analizę środowiska projektowego. Rezultatem prac będzie zidentyfikowana różnica miedzy zastanym modelem zarządzania projektami, a wizją i oczekiwaniami jakie mamy wobec realizacji projektów. Na bazie uzyskanych informacji będziemy w stanie przygotować plan strategiczny, który posłuży do wdrożenia BZP w firmie. Do odpowiedniej identyfikacji stanu istniejącego oraz określenia docelowego kształtu BZP możemy posłużyć się modelem Project Management Maturity Model (model dojrzałości zarządzania projektami) opracowanym przez Software Engineering Institute. Umożliwi to precyzyjne określenie jak zaawansowane jest nasze przedsiębiorstwo w zarządzaniu projektami oraz zdefiniowanie modelu docelowego, w którym chcielibyśmy się znaleźć.

 

Model dojrzałości zarządzania projektami | Wdrożenie Biura Zarządzania Projektami | MDDP Business Consulting

Można wyobrazić sobie różne modele BZP oferujące usługi i produkty wspierające zarządzanie projektami. Najistotniejszym elementem takiego modelu jest to, żeby w odpowiedni sposób wspierał firmę w realizacji postawionych celów.

W jaki sposób sprawdzić, czy cele stawiane przed BZP są realizowane? Już na samym początku należy zdefiniować i określić mierniki, które pozwolą na sprawdzenie, czy osiągany efekt z wdrożenia BZP jest zgodny z naszymi oczekiwaniami. Wiele BZP boryka się z problemem źle zdefiniowanych mierników, a co za tym idzie brakiem możliwości pomiaru sukcesu. To natomiast przekłada się na negatywną ocenę kierownictwa i stawia pod znakiem zapytania dalsze ich funkcjonowanie w przedsiębiorstwie. W przypadku szukania oszczędności BZP może zostać zlikwidowane lub pozbawione części zasobów do realizacji swoich zadań pomimo swojej wysokiej wydajności, ale z powodu braku możliwości udowodnienia tego. Planując wdrożenie BZP na początek dysponujemy przynajmniej kilkoma miernikami, które można wykorzystać do oceny:

  • % projektów dostarczonych zgodnie z harmonogramem,
  • % projektów zakończonych niepowodzeniem,
  • % projektów zrealizowanych zgodnie z budżetem,
  • % dokładności szacowań i planów,
  • Zwrot z inwestycji ROI,
  • Time To Market.

Przy ich doborze należy pamiętać aby były maksymalnie skorelowane ze strategią i celami firmy.

Podejmując decyzję o wdrożeniu Biura Zarządzania Projektami w przedsiębiorstwie trzeba mieć na względzie iż jest to proces złożony i długotrwały. Wymaga odpowiedniego przygotowania organizacji do zarządzania projektami oraz gotowości na poniesienie dodatkowych kosztów. Aby przedsięwzięcie miało sens musi posiadać odpowiednie wsparcie zarządu oraz zapewnioną optymalną ilość zasobów do realizacji postawionych celów. BZP powinno być silnie powiązane ze strategią i celami przynosząc realne korzyści oraz wartość dla przedsiębiorstwa. Profesjonalne podejście do wdrożenia BZP  umożliwi firmie lepiej, szybciej i efektywniej realizować projekty z jednoczesnym zachowaniem wymaganej jakości, a co za tym idzie uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku.

lista aktualności