MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Zarządzanie projektami - metodyka

22-02-2016

Wdrożenie standardów zarządzania projektami

Partner | MDDP Business Consulting | Włodzimierz Makowski

Włodzimierz Makowski

Partner w MDDP Business Consulting

 

Menedżer, Manager | MDDP Business Consulting | Piotr Paturalski

Piotr Paturalski

Menedżer w MDDP Business Consulting

 

Możliwe obszary nieefektywności:

  • Brak efektywnych narzędzi monitorowania i kontroli projektów
  • Brak zasad i narzędzi kontrolowania budżetu w projekcie
  • Niekontrolowane zmiany zakresu projektu w trakcie realizacji
  • Niedostateczne wsparcie dla zespołów projektowych

Skutki nieefektywności:

  • Ograniczona reakcja na opóźnienia w projekcie mogąca skutkować istotnym wzrostem zaangażowania zasobów oraz kosztów wdrożenia projektu.
  • Niekontrolowane wydatki projektu mogące skutkować przekroczeniem zakładanego budżetu. Możliwy istotny wzrost kosztów projektu.
  • Produkty projektu mogą nie spełniać oczekiwań i postawionych celów. Trudne do przewidzenia efekty projektu.
  • Kierownik Projektu nie może wyegzekwować na organizacji dostatecznego wsparcia, co może powodować opóźnienia w realizacji projektu i potencjalnie słabą jakość dostarczanych produktów.

 

Skutecznie zarządzanie projektami w firmie

Wiedza i szkolenia
Przeprowadzenie szkoleń ze standardów Zarządzania Projektami oraz zdefiniowanie ścieżki awansu w ramach organizacji projektowej

Narzędzia
Przygotowanie narzędzi wspierających umożliwiających definiowanie, monitorowanie i realizację projektów.
Role i odpowiedzialności
Odpowiednie umocowanie Kierownika Projektu w organizacji oraz przypisanie ról i odpowiedzialności w projekcie.
Komunikacja
Opracowanie systemu komunikacji umożliwiającego śledzenie statusu projektów oraz kontakty z otoczeniem.
Kryteria oceny
Przygotowanie jasnych kryteriów oceny i priorytetyzacji projektów w ramach portfela.
Standardy, metody
Wypracowanie jednolitych standardów zarządzania projektami.

 

Dostarczamy skuteczne i praktyczne rozwiązania zarządzania projektami zbudowane w oparciu o wiedzę i doświadczenie, ale także uwzględniające specyfikę i potrzeby klienta.

Skuteczne i praktyczne rozwiązania zarządzania projektami | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting

Podejście do wdrożenia standardów zarządzania projektami

Etap 1 - Przegląd aktualnych praktyk zarządzania projektami

  • Opracowanie listy obecnie realizowanych projektów i ich statusów
  • Przeprowadzenie wywiadów z osobami realizującymi projekty w celu identyfikacji wykorzystywanych narzędzi, problemów i dobrych praktyk
  • Przygotowanie rekomendacji dotyczących obszarów wymagających zmian

Cel: Zapoznanie się z aktualnym stanem zarządzania projektami w firmie. Identyfikacja nieefektywności i dobrych praktyk.

W ramach zadania zebrane zostaną informacje dotyczące aktualnie realizowanych projektów w firmie oraz metod/standardów wdrażania tych projektów.
- Wspólnie z Państwem stworzona zostanie lista projektów z określeniem ich statusu, osób odpowiedzialnych i terminów realizacji.
- Przeprowadzone zostaną spotkania z Kierownikami Projektów, w celu zidentyfikowania standardów, dobrych praktyk stosowanych przy realizacji projektów oraz najczęściej pojawiających się problemów.
 
Dane uzyskane podczas analizy zebrane zostaną w postaci tabel zawierających zdefiniowane parametry opisu projektów.
Pierwsza tabela zawierać będzie aktualną informację o projektach oraz statusy ich realizacji
Lista obecnie zrealizowanych projektów wraz z ich statusem | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting
 
Druga umożliwi identyfikację dobrych praktyk i standardów w realizacji projektów
Przykładowe parametry wykorzystywanych standardów | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting
 
Produkt: Podsumowanie wniosków z diagnozy oraz przedstawienie rekomendacji dotyczących wprowadzenia standardu zarządzania projektami w firmie oraz przygotowanie szczegółowego planu działań.
W oparciu o prace przeprowadzone w pierwszym etapie uzyskamy odpowiedzi na poniżesz pytania:
  1. Ile projektów jest w trakcie realizacji?
  2. Ile projektów zostało ukończonych zgodnie z planem?
  3. W jaki sposób zarządzamy projektami w firmie?
  4. Ilu pracowników zna standardy zarządzania projektami lub przeszło odpowiednie szkolenia?
  5. Jak zdefiniowane są role i obowiązki w projekcie?
  6. Jak efektywnie pracują zespoły projektowe?
  7. Czy istnieją wewnętrzne struktury wspierające projekty?
  8. Czy realizowane projekty posiadają odpowiednie wsparcie Zarządu / Sponsorów
Informacje te umożliwią efektywną pracę w kolejnych etapach.

 

Etap 2 - Opracowanie przewodnika zarządzania projektami

Opracowanie przewodnika/standardu zarządzania projektami w firmie zawierającego:

  • Opis kategorii projektów
  • Opis procesu realizacji projektów w firmie
  • Opis ról i odpowiedzialności
  • Dokumentację projektową i zakres zbieranych informacji o projektach
  • Zasady komunikacji i raportowania postępów prac projektów
  • Opis roli Biura Projektowego lub Koordynatora Projektów w zależności od wybranej koncepcji
 
Zdefiniowany proces zarządzania projektami zostanie szczegółowo opisany w praktycznym przewodniku zarządzania projektami w firmie. Przewodnik ten będzie praktycznym dokumentem zawierającym możliwie jasne zasady i standardy zarządzania projektami w firmie. Będzie stanowił kompendium wiedzy w codziennej pracy Kierownika Projektu. W szczególności, podręcznik będzie zawierał:
  1. Definicje projektów oraz ich klasyfikację
  2. Sposób prowadzenia projektów od pomysłu do zakończenia
  3. Zdefiniowane role i obowiązki w trakcie prac projektowych
  4. Wzory dokumentów występujących podczas realizacji projektów
  5. Sposób raportowania pojedynczych projektów
  6. Metodę raportowania i monitorowania portfela projektów

 

Zdefiniowanie procesu zarządzania projektem umożliwi odpowiednie zorganizowanie prac przy projekcie. Rozpoczęcie lub zakończenie każdej z faz determinuje rodzaj oraz ilość informacji jakie musi dostarczyć projekt w organizacji.

 
Opis procesu realizacji projektów w firmie | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting
Faza 1.

Inicjowanie projektu

  • Wskazanie Sponsora
  • Ustalenie składu zespołu projektowego, w tym: Kierownika Projektu
  • Zdefiniowanie Odbiorców i Interesariuszy projektu
  • Sformułowanie tła i przyczyn rozpoczęcia projektu
  • Zdefiniowanie uzasadnienia biznesowego (korzyści)
  • Uzgodnienie celów projektu

Faza 2.
Planowanie projektu

  • Sprecyzowanie zakresu prac
  • Zdefiniowanie produktów prac
  • Sporządzenie planu prac projektowych
  • Zdefiniowanie planu komunikacji
  • Opracowanie plan zarządzania ryzykiem

Faza 3.
Realizacja projektu

  • Realizacja projektu zgodnie z przyjętym harmonogramem
  • Raportowanie postępów prac
  • Zmiany w zakresie i zasobach realizowanego projektu

Faza 4.
Zamykanie projektu

  • Formalna prezentacja osiągniętych celów
  • Archiwizacja dokumentacji
  • Formalne zamknięcie projektu
 
Dla powodzenia realizacji projektu kluczowe jest zdefiniowanie ról i odpowiedzialności. Odpowiednie umocowanie Kierownika Projektu, przypisanie zasobów w organizacji oraz delegowanie uprawnień determinuje sukces całego przedsięwzięcia. Główni aktorzy projektu to:
Sponsor - jest osobą decydującą o powołaniu, realizacji, zatrzymaniu lub zakończeniu projektu.
Kierownik Projektu – jest osobą odpowiedzialną za zarządzanie projektem wyznaczoną przez Sponsora projektu.
Zespół Projektowy - aktywnie realizuje zadania projektu w uzgodnionym czasie przy ustalonym zakresie wykonania. W tym punkcie zdefiniujemy najważniejsze role projektowe, uzgodnimy ich odpowiedzialności w organizacji i zaproponujemy model struktury projektowej.
 
W ramach opracowywania standardu przygotowane zostaną formatki dokumentów projektowych stosowane w zależności od stopnia zaawansowania prac projektowych.
Formatki dokumentów projektowych | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting
Przykładowy spis zawartości Karty Projektu:
PODSTAWOWE INFORMACJE
Cel projektu
Odpowiedzialność za realizację projektu
Mierniki realizacji celu
Pomiar postępów prac
PODEJŚCIE DO REALIZACJI PROJEKTU
Ogólny opis projektu
Działania niezbędne do realizacji projektu
Wymiar finansowy
HARMONOGRAM
RYZYKA ZWIĄZANE Z REALIZACJĄ PROJEKTU
 
Kluczowym elementem etapu będzie przygotowanie koncepcji komunikacji w projektach z uwzględnieniem praktycznych narzędzi komunikacji. Mając na uwadze specyfikę i strukturę firmy zdefiniowane zostaną następujące elementy wchodzące w skład systemu komunikacji:
  • Przepływ informacji,
  • Metody komunikacji,
  • System raportowania

 

Przykładowy plan komunikacji | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting
 
System raportowania projektów powinien spełniać następujące cele:
Zapewnić, iż prace w projekcie postępują zgodnie z oczekiwaniami
Identyfikować problemy i ryzyka zagrażające terminowości prac nad projektami
Umożliwić koordynację prac i zasobów pomiędzy poszczególnymi projektami
 
System świateł drogowych służy do oznaczania statusu rezultatów projektu w raporcie. Kierownik Projektu określa status (czerwony / zielony) każdego z zaplanowanych do zrealizowania na dany okres rezultatów. Gdy Kierownik Projektu przewiduje, że w przyszłości zrealizowanie części rezultatów może być niemożliwe, sygnalizuje to za pomocą odpowiedniego światła (żółty) umieszczonego w raporcie projektu przy odpowiednim kamieniu milowym wyprzedzającym raportowany okres.
 
W zależności od potrzeb organizacji, zasobów oraz posiadanych kompetencji do zadań Biura należeć może między innymi:
  • współtworzenie i implementacja metodyki zarządzania projektami wykorzystywanej w organizacji,
  • szkolenia z zakresu zarządzania projektami,
  • monitorowanie realizacji projektów
  • wsparcie projektów (metodologiczne, konsulting)
  • zapewnianie jakości projektów poprzez ich analizę, ewaluację i udzielanie wskazówek,
  • zapewnianie wsparcia kierownikom poszczególnych projektów, jak i osobom decydującym o składzie portfela projektów.
 

W ramach opracowanego standardu zarządzania projektami zdefiniujemy rolę Biura Projektowego w organizacji oraz określimy obszary jego odpowiedzialności i kompetencji.

 

Etap 3 - Zaprojektowanie i wdrożenie narzędzi wspierających zarządzanie projektami

  • Opracowanie koncepcji narzędzi dostosowanych do przyjętego standardu zarządzania projektami
  • Zaprojektowanie narzędzia wspierającego zarządzanie projektami, gromadzącego dokumenty i informacje o projektach oraz monitorującego postępy prac
  • Wdrożenie narzędzia
W celu zoptymalizowania prac w zarządzaniu portfelem projektów oraz szybkiego dostępu do informacji i statusie projektów proponujemy wdrożenie autorskiego narzędzia do zarządzania projektami FlexiProject. Wdrożenie dedykowanego narzędzia:

Umożliwi kierownictwu i osobom decyzyjnym monitorowanie i kontrolę projektów na bieżąco bez konieczności dedykowania czasu na spotkania statutowe.

Usprawni proces podejmowania decyzji poprzez szybki wgląd w status realizacji i zasoby projektu.

Pomoże w bieżącym zarządzaniu portfelem i skupieniu się na sprawach krytycznych w realizacji projektu. W ramach opracowania i wdrożenia systemu zarządzania projektami proponujemy wsparcie w następującym zakresie.

FlexiProject jest autorskim rozwiązaniem MDDP Business Consulting dedykowanym do zarządzania projektami oraz portfelami projektów. Nasze narzędzie wspiera proces planowania i monitorowania projektów z perspektywy kierownictwa najwyższego szczebla. FlexiProject pozwala na osiągnięcie usprawnień m.in. w obszarze:
  • prowadzenia standardowej dokumentacji projektów (karta projektu, rejestr ryzyk, itp.) w jednolitym formacie i w jednym miejscu,
  • planowania budżetów projektów oraz bieżącego nadzorowania ich wykonania,
  • identyfikowania osób odpowiedzialnych na projektach, delegowania kluczowych zadań i monitorowania ich wykonania,
  • efektywnego nadzoru nad projektami uwzględniającego ich specyfikę,
  • generowania syntetycznej i „uszytej na miarę” informacji dla kierownictwa firmy o statusie projektów i stopniu osiągania założonych celów biznesowych.

Przykładowe okna systemu FlexiProject

Przykładowe okna systemu FlexiProject | Wdrożenie standardów zarządzania projektami | MDDP Business Consulting

 

Etap 4 - Przeprowadzenie szkoleń z zakresu zarządzania projektami dla wybranych pracowników

  • Szkolenia dla pracowników firmy z wypracowanego standardu oraz opracowanego narzędzia
Przeprowadzimy szkolenie z zakresu wypracowanej metodyki w firmie.
Szkolenia dla kierowników projektów
Szkolenia trenerów
 

Nasze doświadczenia i zespół

Kim jesteśmy?

  • Jedna z największych polskich firm świadczących kompleksowe usługi doradcze
  • 6 wyspecjalizowanych linii biznesowych oferujących najwyższej jakości usługi doradcze obejmujące całość zagadnień związanych z prowadzeniem biznesu
  • 170 konsultantów z doświadczeniem w firmach doradczych i biznesie
  • Ciągły i stabilny wzrost oparty o zaufanie rosnącej liczby klientów
  • Trwała alternatywa w wyborze doradcy dla polskich firm oraz dla międzynarodowych korporacji działających w Polsce
lista aktualności