MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Optymalizacja procesów

26-10-2016

Mapowanie i usprawnianie procesów

Menedżer, Manager | MDDP Business Consulting | Michał Szczypiński

Michał Szczypiński

Menedżer w MDDP Business Consulting

 

 

ORGANIZACJA FUNKCJI KSIĘGOWOŚCI ORAZ OCZEKIWANIA KLIENTA

Naszym Klientem była grupa kapitałowa działająca na rynku produkcji i dystrybucji energii elektrycznej oraz energii cieplnej. W grupie działały dwa przedsiębiorstwa mające siedziby w różnych lokalizacjach, posiadające odmienne kultury organizacyjne oraz różny sposób organizacji funkcji finansowo-księgowej.

Zarząd podmiotu dominującego podjął decyzję o przeglądzie modeli działania funkcji finansowo-księgowej w spółkach. Zamiarem Zarządu było m.in. przeanalizowanie kosztów funkcjonowania działów księgowości, usprawnienie procesów oraz zastosowanie najlepszych praktyk rynkowych w tym obszarze. Ważne było także wykonanie wewnętrznego benchmarking’u dla procesów księgowych, dzięki czemu grupa jak najlepiej mogłaby wykorzystać wypracowane i sprawdzone wewnętrznie rozwiązania.

PODEJŚCIE MDDP BUSINESS CONSULTING DO REALIZACJI PROJEKTU

Podczas pierwszego etapu prac przeprowadziliśmy diagnozę organizacyjno-procesową działu księgowości. Na tym etapie nasi konsultanci  brali pod uwagę aspekty ludzkie, organizacyjne, procesowe oraz systemowe. Analizą objęliśmy m.in.

  • Produktywność pracy.
  • Istniejące procesy oraz ścieżki obiegu dokumentów. Prace były ukierunkowane na zrozumienie zasad współpracy oraz podziału zadań pomiędzy komórkami w działach księgowości oraz pozostałymi (biznesowymi) działami w spółkach.
  • Wykorzystywane systemy informatyczne oraz plany rozwojowe IT, przede wszystkim w kontekście wparcia procesów księgowych przez systemy informatyczne.
  • Struktury organizacyjne i organizację pracy księgowości i działów biznesowych, z uwzględnieniem pozycji („znaczenia”) działu księgowości w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstw.


PRODUKTYWNOŚĆ PRACY

Analiza kosztów funkcjonowania działów księgowości składała się z kilku kroków. Najważniejszym z nich było określenie produktywności pracy dwóch zespołów księgowości. Konsultanci MDDP musieli pozyskać dane ilościowe charakteryzujące procesy księgowe, które w połączeniu z nakładem pracy koniecznym do realizacji danego procesu pozwoliłyby na obliczenie wskaźników efektywności.

Aby zebrać dane ilościowe o czasie poświęcanym na poszczególne zadania posłużyliśmy się ankietami czasu pracy. Ankiety zostały opracowane ze szczegółowością odpowiadającą zakresowi realizowanych zadań i uwzględniały specyfikę każdej spółki. Finalnie zespół projektowy podjął decyzję o przeanalizowaniu 8 obszarów księgowości, dla których zdefiniowano łącznie ok. 130 działań podlegających mierzeniu. Przedstawiony poniżej widok przedstawia fragment wypełnianej przez pracownika działu księgowości ankiety.


Należności i sprzedaż | Mapowanie i usprawnianie procesów | MDDP Business Consulting


Zebrane informacje o czasochłonności zadań posłużyły konsultantom MDDP do przeanalizowania produktywności pracy za pomocą uprzednio zdefiniowanych mierników oraz dodatkowych danych np. liczbie procesowanych transakcji w systemie księgowym.

Obliczone mierniki efektywności zostały porównane pomiędzy spółkami z grupy (benchmarking wewnętrzny), a także z reprezentatywnymi danymi zewnętrznymi (benchmarking zewnętrzny). Prosta prezentacja graficzna wyników dawała nierzadko natychmiastowe wyobrażenie o sposobie zarządzania procesami funkcji księgowej i pośrednio wskazywała obszary umożliwiające optymalizację procesów.

 Dokumenty księgowe | Mapowanie i usprawnianie procesów | MDDP Business Consulting

Wskaźnik przedstawiony na wykresie został obliczony w oparciu o liczbę opracowywanych dokumentów PK w stosunku do liczby etatów przypisanych w ankiecie czasu pracy do wybranego procesu. Różnica w efektywności pomiędzy spółkami wynikała w dużej mierze z wysokiej automatyzacji czynności w Spółce B i z wielu czynności wykonywanych manualnie w Spółce A. Okazało się ponadto, iż Spółka B osiąga poziom wskaźnika efektywnościowego lepszy, niż dla porównywalnych firm zewnętrznych. Wnioski z porównania określonych mierników pomagały jednocześnie w odpowiednim ukierunkowaniu prac w obszarze analizy oraz mapowania procesów.


MAPOWANIE PROCESÓW. REKOMENDACJE USPRAWNIEŃ


Podczas naszych prac przeanalizowaliśmy wszystkie procesy finansowo-księgowe w spółkach. Naszym zadaniem było zmapowanie procesów tj. opracowanie przebiegu procesów ze wskazaniem pojedynczych działań, podziału odpowiedzialności za ich realizację, istniejących kontroli wewnętrznych, przepływu istotnych dokumentów źródłowych oraz przepływu danych pomiędzy różnymi systemami informatycznymi.

Po przeprowadzeniu wywiadów z kluczowymi pracownikami działu księgowości oraz działów biznesowych powstały dwa opracowania, prezentujące:

  • Opis, przebieg oraz mapy istniejących 59 procesów finansowo-księgowych w spółkach grupy. Opracowanie zawierało także zidentyfikowane różnice w przebiegu procesów pomiędzy dwiema spółkami, a także rekomendacje cząstkowych zmian w wybranych działaniach. Rekomendacje dotyczyły przede wszystkim zidentyfikowanych nieefektywności.
  • Docelowy przebieg wybranych 12 istotnych procesów, w przypadku których klient uznał, iż nie należy dokonywać częściowych zmian, lecz przygotować nowe rozwiązania. W tych sytuacjach konsultanci MDDP opracowali również rekomendacje w zakresie wymogów funkcjonalnych narzędzi informatycznych, których wdrożenie gwarantowało znaczną automatyzację pracy.


Przedstawiony poniżej schemat obrazuje przebieg jednego z docelowych procesów: ewidencji praw majątkowych ze świadectw pochodzenia energii. Widać wyraźnie, iż kilka kluczowych działań w procesie jest wykonywanych przez działy biznesowe. Na sekcjach tych spoczywał obowiązek pozyskania i przetworzenia określonych informacji operacyjno-finansowych, które na etapie ewidencji w księgach miały bardzo duży wpływ na sytuację majątkową oraz finansową przedsiębiorstw.


 Ewidencja praw majątkowych | Mapowanie i usprawnianie procesów | MDDP Business Consulting

Ze względu na istotność kwot oraz niezwykle skomplikowane zasady ewidencji księgowej, na działach księgowości oraz controllingu finansowego spoczął obowiązek przygotowania jednoznacznych wytycznych w zakresie modelu zbierania danych, a także prowadzania szkoleń dla pracowników z działów biznesowych w zakresie wszystkich finansowych rezultatów podejmowanych przez te sekcje działań.


Zaproponowany przez MDDP przebieg procesu zakładał bliską współpracę pomiędzy „biznesem i księgowością”. Dział księgowości stał się rzeczywistym „finansowym partnerem biznesowym”, który wspiera inne działy w zakresie szeroko rozumianych finansów.


BUDOWANIE MODELI FINANSOWYCH USPRAWNIAJĄCYCH PROCESY

Omawiany w poprzedniej sekcji opracowania proces ma jeszcze jeden pozytywny aspekt współpracy firmy z zewnętrznym konsultantem.
Jak już wspomniano, zasady ewidencji księgowej praw majątkowych ze świadectw pochodzenia oraz praw do emisji CO2 były skomplikowane.
Zależały w dużym stopniu od polityki rachunkowości spółki matki wyższego szczebla, która jest notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, a także od zmian w przepisach prawnych (polskich i europejskich) regulujących m.in. zasady rozliczania tych praw majątkowych.
Ponadto, ewidencja i rozliczanie praw w dziale księgowości opierało się w wysokim stopniu na pozyskiwaniu danych wejściowych na wiele różnych sposobów (np. niestandardowe zestawienia MS Excel i dokumenty papierowe) oraz manualnych obliczeniach.

W takim otoczeniu trudno było stworzyć stabilny model ewidencji i rozliczania praw majątkowych w systemie informatycznym. Zaprogramowanie metodologii obliczeń byłoby kosztowne, dodatkowo wymagałoby częstych modyfikacji, związanych choćby ze zmianą przepisów.

Konsultanci MDDP przygotowali zaawansowany model w MS Excel, który w sposób kompletny rozliczał prawa majątkowe wytwarzane we własnym zakresie i/lub otrzymywane przez spółki. Model finansowy odzwierciedlał, na moment stworzenia, we wszystkich aspektach bieżącą politykę rachunkowości spółek.


Wysoka przejrzystość modelu pozwalała na efektywną analizę wszystkich założeń, a także wpływu poszczególnych zdarzeń gospodarczych na aktywa, zobowiązania oraz wynik finansowy w ujęciu ilościowym i wartościowym praw.


PODSUMOWANIE

Przed projektem wszystkie czynności w ramach procesów były realizowane w sposób zwyczajowy, „tak jak zawsze” i nie podlegały zmianom organizacyjnym oraz narzędziowym od dłuższego czasu. Dzięki pracy konsultantów MDDP, klient po raz pierwszy otrzymał kompletny i wyczerpujący opis wszystkich procesów zidentyfikowanych w dziale księgowości. Szczegółowość stworzonych map procesów oraz opisów pozwalała na identyfikację kluczowych czynności, „wąskich gardeł” lub ograniczeń w systemach informatycznych, a tym samym pozwalała na bardziej przemyślane zarządzanie procesami. Wnioski płynące ze analizy zmapowanych procesów były dodatkowo wzmocnione przez szczegółową analizę produktywności pracy w działach księgowości. Połączenie tych informacji pozwalało na określenie priorytetów dla wdrażanych zmian. Przedsiębiorstwa mogły np. skoncentrować się na optymalizacji procesów w obszarach, w których pracownicy osiągali niską produktywność a poziom automatyzacji (wsparcia ze strony systemów informatycznych) był niewystarczający.

lista aktualności