MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Narzędzia IT wspierające zarządzanie projektami

22-09-2016

FlexiProject - Narzędzie wspierające zarządzanie projektami i portfelami projektów

Partner | MDDP Business Consulting | Włodzimierz Makowski

Włodzimierz Makowski

Partner w MDDP Business Consulting

 

Czym jest FlexiProject?

FlexiProject to innowacyjna i unikalna aplikacja wspierająca organizacje w zarządzaniu projektami:

  • Skuteczna aplikacja, która integruje środowisko projektowe w firmie
  • Udostępnia praktyczne narzędzia i techniki do definiowania, realizacji i skutecznej kontroli projektów
  • Pozwala na realizację projektów nawet mało doświadczonym Kierownikom Projektów
  • Technologia oparta o dostępne bazy danych i MS Excel – niskie koszty wdrożenia z możliwością jednoczesnego korzystania przez wielu użytkowników
  • Dobre raporty dla kierownictwa, sprawne zarządzanie portfelem projektów
  • Platforma aktywizująca pracowników firmy do generowania pomysłów na jej rozwój i podnoszenie efektywności - skonkretyzowane pomysły na potencjalne projekty

Efektywna i skuteczna realizacja projektów | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

FlexiProject dostarcza organizacji niezbędnych informacji w celu skutecznego zarządzania projektami.

Organizacja skutecznego zarządzania projektami | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Definiowanie i planowanie

  • Wbudowany w aplikację proces zarządzania projektami przygotowany w oparciu o sprawdzone praktyki rynkowe
  • Gotowe Formaty dokumentów projektowych pomagające w definiowaniu parametrów projektu
  • Gotowe narzędzia umożliwiające przygotowanie planu projektu - Harmonogram, budżet, ryzyka.

 

Monitorowanie i kontrola

  • Monitorowanie realizacji projektu poprzez dedykowane raporty z wykonania.
  • Statusy projektu w formie „świateł drogowych” i wizualizacji na wykresie Gantta.
  • Kontrola budżetu projektu i harmonogramu wraz z prognozą wykonania.
  • Predefiniowane raporty umożliwiające monitorowanie i kontrolę portfeli projektowych.

 

Zarządzanie aplikacją

  • Zbudowany w oparciu o środowisko Ms Excel 2007 oraz dostępne bazy danych, nie wymaga dodatkowej infrastruktury IT
  • Możliwość konfiguracji i dostosowania do specyfiki firmy
  • Możliwość zarządzania dostępem do informacji o projektach i inicjatywach projektowych

 

Gromadzenie informacji

  • Baza Inicjatyw dzięki, której zbierane są informacje o pomysłach na projekty
  • Centralna baza danych zbierająca informacje o projektach.
  • Historia raportów z realizacji projektów
  • Archiwizacja wszystkich dokumentów projektowych powstałych w aplikacji

 

Baza inicjatyw FlexiProject wspiera zarządzanie pomysłami i innowacjami w firmie. Firmy często mają problem z gromadzeniem, przetwarzaniem i zarządzaniem informacją dotyczącą pomysłów i innowacji generowanych przez swoich pracowników.

"Black box": Informacja o pomysłach i inicjatywach rozproszona w różnych miejscach firmy.

  • Brak jednego źródła informacji o inicjatywach w firmie
  • Brak możliwości porównania pomysłów i inicjatyw
  • Brak jednego centralnego miejsca do zgłaszania pomysłów i inicjatyw przez pracowników firmy

Baza inicjatyw | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

„Baza Inicjatyw": Lista inicjatyw, centralny katalog, ocena i selekcja

  • Jedno centralne źródło informacji o pomysłach i inicjatywach
  • Wystandaryzowany opis inicjatyw umożliwiający porównanie i selekcję
  • Możliwość zgłaszania i rejestrowania pomysłów i inicjatyw przez pracowników firmy

Efektywne i skuteczne wdrażanie projektów zależne jest od posiadania odpowiedniej wiedzy, technik oraz umiejętności z zakresu zarządzania projektami.

Integracja kluczowych elementów skutecznej realizacji projektów | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Wbudowane raporty zarządcze w FlexiProject umożliwiają szybkie podejmowanie decyzji

Raporty Portfela Inicjatyw
  • Wszystkie pomysły i inicjatywy opisane w jednakowy sposób
  • Szybki i bezpośredni dostęp do informacji
  • Możliwość przeglądu całego portfela w jednym raporcie
  • Informacja dotycząca kluczowych mierników
Raporty portfela Projektów
  • Przegląd portfela projektów w jednym zdefiniowanym raporcie
  • Szybki i bezpośredni dostęp do informacji
  • Informacja o kluczowych miernikach projektów
  • Możliwość filtrowania informacji
  • Dane przedstawiane za pomocą ikon, diagramów i wykresów
Raporty Statusowe
  • Kluczowe informacje o realizacji całego portfela projektowego
  • Dane wykonania harmonogramu i budżetu poszczególnych projektów
  • Informacja o aktywności Kierownika Projektu

 

FlexiProject wspiera użytkowników i systematyzuje pracę na projektach

 

Kierownik projektu

Otrzymuje pakiet sprawdzonych narzędzi i formatów dokumentów umożliwiających efektywne zarządzanie projektem. Zaszyty w systemie proces definiowania i realizacji projektu umożliwia prowadzenie projektu nawet mało doświadczonym Kierownikom Projektów. Raporty i dedykowane narzędzia umożliwiają pełną kontrolę projektu w trakcie jego realizacji. Zaimplementowane wizualizacje danych umożliwiają w prosty i intuicyjny sposób uzyskać informacje o projekcie.

Zarząd / Kierownictwo

Monitorowanie i ocena inicjatyw umożliwiająca wybór projektów najbardziej korzystnych z punktu widzenia biznesu i firmy. Wbudowane narzędzia kontrolne umożliwiające szybką reakcję na opóźnienia i przekroczenia budżetu realizowanych projektów. Dostęp do informacji o inicjatywach i projektach 24/7. W każdej chwili można sprawdzić, jak realizowane są projekty i jaki mają status. Dzięki wbudowanym raportom informacja dostępna jest natychmiast bez potrzeby przygotowywania dodatkowych analiz. Decyzje podejmowane są w oparciu o wiarygodne i usystematyzowane dane.
 

 

Przykładowe scenariusze potrzeby wdrożenia aplikacji

 
1. Różne projekty
 

Jaka jest potrzeba firmy?

  • Firma zarządza różnymi projektami, lub chciałaby wdrożyć narzędzie, które wspiera konkretny obszar projektów w organizacji.
  • Kierownicy Projektów pracują w różnych lokalizacjach

Co oferuje FlexiProject?

  • FlexiProject ma uniwersalną strukturę, która umożliwia wykorzystanie aplikacji dla różnych projektów, ale także może być dostosowana do konkretnej potrzeby monitorowania projektów inwestycyjnych, wdrożeń nowych produktów czy R&D.
  • Aplikacja działa w oparciu o wewnętrzną sieć firmy (Intranet), co umożliwia korzystanie z niej w różnych lokalizacjach firmy

 

2. Brak jednolitych procedur ZP

Jaka jest potrzeba firmy?

  • Firma realizuje projekty, ale nie posiada jednolitych standardów zarządzania projektami.
  • Kierownicy Projektów realizują projekty, ale każdy korzysta z różnych znanych mu narzędzi.
  • Projekty są rozproszone brak jednego wiarygodnego źródła informacji

Co oferuje FlexiProject?

  • Wdrożenie FlexiProject umożliwi ujednolicenie standardów zarządzania projektami w ramach całej firmy
  • Kierownicy Projektów otrzymają pakiet dobrych praktyk i narzędzi wspierających realizację projektu.
  • Kierownictwo otrzyma jedno źródło wiarygodnej informacji o realizowanych projektach w firmie

 

3. Przygotowanie do wdrożenia systemu ZP

Jaka jest potrzeba firmy?

  • Firma przygotowuje się do wdrożenia dużego systemu IT umożliwiającego kompleksowe zarządzanie projektami w firmie

Co oferuje FlexiProject?

  • FlexiProject dostarcza optymalną ilość funkcjonalności umożliwiających zarządzanie projektami w firmie.
  • Jest alternatywą umożliwiającą zdobycie kompetencji i umiejętności z zakresu zarządzania projektami przez firmę bez konieczności ponoszenia dużych inwestycji
  • Może być pierwszym wyborem przed decyzją wejścia w bardziej skomplikowane i czasochłonne wdrożenia

Metodyka – procesy, narzędzia, dokumenty zaszyte w aplikacji

Struktura aplikacji wspiera zarządzanie projektami | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Logika systemu FlexiProject posiada zaszyte standardy i procesy oparte na dobrych praktykach rynkowych.

ETAP I - Inicjowanie projektu

  1. Przygotowanie karty Inicjatywy
  2. Akceptacja projektu do realizacji
  3. Przygotowanie Karty Projektu
  4. Uruchomienie Projektu

Dokumenty/Formatki: Karta Inicjatywy, Karta Projektu, Ocena złożoność vs. korzyści biznesowe

ETAP II - Planowanie projektu

  1. Sporządzenie harmonogramu Projektu
  2. Określenie budżetu Projektu
  3. Przygotowanie planu zasobów
  4. Zdefiniowanie ryzyk projektu

Dokumenty/Formatki: Harmonogram, Budżet, Plan zasobów, Plan Ryzyk

ETAP III - Realizacja projektu

  1. Okresowe raportowanie statusu
  2. Zarządzanie zmianą

Dokumenty/Formatki: Status harmonogramu, Wykonanie budżetu, Rejestr problemów, Rejestr ryzyk, Rejestr zmian

ETAP IV - Zamykanie projektu

  1. Sporządzenie raportu końcowego
  2. Archiwum – baza wiedzy

Dokumenty/Formatki: Raport końcowy realizacji Projektu

 

FlexiProject pokrywa kluczowe obszary kompetencji z zakresu zarządzania projektami

1. Moduł umożliwiający definiowanie i zarządzanie inicjatywami projektowymi

Rejestrowanie pomysłów / inicjatyw na projekty
Ocena pomysłów oraz priorytetyzacja
Projekt tworzony automatycznie na podstawie danych Inicjatywy
Repozytorium inicjatyw wraz z archiwum
Raporty konsolidujące
 

2. Moduł do zarządzania projektem

Definiowanie projektu
Planowanie projektu
  • Harmonogram z wykresem Gantta
  • Wielowymiarowy model budżetowania
  • Rezerwacja zasobów
  • Rejestr ryzyk
Realizacja projektu
  • Status realizacji zadań na wykresie Gantta
  • Wykonanie budżetu
  • Rejestr problemów
  • Dziennik zmian
Kluczowe obszary kompetencji z zakresu zarządzania projektami | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting
3. Moduł umożliwiający zarządzanie portfelem projektów
 
Zintegrowane dane projektowe w jednym miejscu
Predefiniowane raporty projektów
Roadmapy
Informacje o statusie realizacji i wykonaniu budżetu
 

4. Baza wiedzy o standardach, inicjatywach i projektach

Zaszyty proces zarządzania projektem
Wbudowane formatki dokumentów
Wbudowane dedykowane narzędzia do definiowania i zarządzania projektem
Baza wiedzy o inicjatywach i projektach już zrealizowanych bądź odrzuconych
 
 

Podstawowe elementy aplikacji FlexiProject

Karta Inicjatywy
- Karta inicjatywy umożliwia dodanie do bazy danych inicjatywy / pomysłu na projekt.
- Inicjatywa jest definiowana przez osobę zgłaszającą i zapisywana w bazie danych systemu.
- Ocena inicjatywy odbywa się poprzez dedykowany formularz, w którym określamy złożoność oraz korzyści biznesowe.
Karta Projektu
- Karta Projektu służy do zdefiniowania projektu. Określenia zakresu, celu, oraz czasu realizacji.
- Karta Projektu może być generowana automatycznie jeżeli projekt został stworzony z inicjatywy.
Harmonogram
- Harmonogram służy do zaplanowania zadań i czasu realizacji projektu.
- Składa się z Etapów i Zadań.
- Możliwość budowy struktury harmonogramu zgodnie z WBS.
- Zaplanowane zadania wyświetlają się na wykresie Gantta
- Możliwość budowy zależności między zadaniami.
Budżet
- Budżet służy do zaplanowania wydatków projektu.
- Możliwość budowy wielowymiarowego podziału kosztów
- Budżet w ujęciu czasowym w podziale na zadania, a także na kategorie.
- Możliwość łączenia kosztów z źródłem pochodzenia budżetu MPK
Rejestr Ryzyk
- Rejestr ryzyk służy do zdefiniowania ryzyka związanego z projektem oraz przygotowania planu działań zapobiegawczych
- Możliwość określenia osób odpowiedzialnych za dane ryzyko
- Możliwość określenia wpływu ryzyka na projekt w podziale na zakres, czas i zasoby.
Raporty realizacji
- Raport wykonania projektu na wykresie Gantta oraz statusy zadań
- Raport realizacji budżetu wraz z statusami wykonania
- Rejestr problemów umożliwiający rejestrację problemów powstałych na projekcie.
- Dziennik zmian służący do zarządzania zmianami w trakcie realizacji projektu
- Raport ryzyk umożliwia raportowanie wystąpienia zdefiniowanego ryzyka
Portfel Inicjatyw
- Umożliwia zarządzanie zdefiniowanymi inicjatywami w aplikacji
- Przegląd wszystkich zdefiniowanych inicjatyw
- Informacje o inicjatywach, które stały się projektami oraz oczekujących na zatwierdzenie
- Porównywanie inicjatyw na podstawie ich oceny.
Portfel Projektów
- Umożliwia zarządzanie projektami w aplikacji
- Podsumowanie podstawowych informacji o portfelu projektowym
- Przegląd wszystkich realizowanych projektów
- Dostęp do informacji o statusie realizacji i wykonaniu.
- Raport z aktywności Kierownika Projektu

 

Korzystanie z FlexiProject jest proste i logiczne dla wszystkich użytkowników

Korzystanie proste i logiczne dla wszystkich użytkowników | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Dedykowany interfejs dla Kierownictwa umożliwiający dostęp do informacji o portfelu projektowym i raportach tylko wybranym osobom odpowiedzialnym za zarządzanie i monitorowanie portfela projektów.

Dedykowany interfejs użytkownika | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Dedykowany interfejs Kierownika Projektu za pomocą którego odbywa się nawigacja po aplikacji FlexiProject. Menu jest zorganizowane zgodnie z procesem realizacji projektu dzięki czemu jest proste w obsłudze i intuicyjne.

Nawigacja po dokumentach, projektach i raportach | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

 

Dokumenty FlexiProject

Karta Inicjatywy

Karta Inicjatywy w narzędziu FlexiProject służy do zdefiniowania wstępnego pomysłu na projekt. Dzięki temu możemy oceniać i zarządzać inicjatywami projektowymi już na początkowym etapie ich definiowania.

Arkusz oceny inicjatywy | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting  Karta Inicjatywy | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Karta Projektu

Karta Projektu w aplikacji FlexiProject służy do zdefiniowania projektu. Inicjatywa po otrzymaniu wymaganych akceptacji staje się projektem. Podstawowe dane przenoszone są z Karty Inicjatywy do Karty Projektu. Pozostałe wymagają uszczegółowienia.

Karta projektu | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Harmonogram Projektu

Harmonogram pozwala w prosty i intuicyjny sposób zaplanować projekt. Harmonogram można dzielić na etapy. Dodawanie zadań i etapów jest zautomatyzowane. Harmonogram można przeglądać w postaci wykresu Gantta. Jest on automatycznie generowany przy uzupełnianiu poszczególnych zadań harmonogramu.

Harmonogram projektu | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting  Harmonogram projektu Gantt | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Dzięki zastosowanym rozwiązaniom uzyskano wielowymiarowe planowanie budżetu. Pierwsza część umożliwia planowanie budżetu po zdefiniowanym strumieniu oraz kategoriach (koszty pracy, materiały, usługi obce, pozostałe). Druga część zakładki budżetowej pozwala na zaplanowanie budżetu w czasie zgodnie z zakładanym terminem ponoszenia kosztów. Wszystko to realizowane jest w zautomatyzowany sposób bez potrzeby przepisywania już istniejących danych projektowych.

Budżet Projektu po kategoriach kosztów | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting  Budżet Projektu po harmonogramie | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Raportowanie Projektu

Pakiet narzędzi do monitorowania i raportowania realizacji projektu umożliwia Kierownikowi Projektu efektywne zarządzanie projektem. Dodatkowo Kierownik Projektu może skorzystać z wbudowanych narzędzi do zarządzania problemami projektu, ryzykiem oraz dziennikiem zmian.

Realizacja i raportowanie projektu - Harmonogram | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting  Realizacja i raportowanie projektu - budżet projektu | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Monitorowanie i kontrola portfela

Wbudowane raporty systemowe umożliwiają śledzenie parametrów wszystkich zdefiniowanych inicjatyw oraz realizowanych projektów. Z syntetycznie podanej informacji możemy dowiedzieć się:
  • jakie są parametry portfela projektowego,
  • jaki jest status zdefiniowanych inicjatyw,
  • jaki jest status projektu (harmonogram i budżet),
  • porównać złożoność inicjatyw oraz projektów w portfelu,
  • dowiedzieć się, czy Kierownik Projektu złożył raport w terminie.

Raporty systemowe | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting  

Monitorowanie i kontrola pojedynczych projektów | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

Monitorowanie i kontrola portfeli projektowych | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

 

Uwarunkowania techniczne

Wdrożenie aplikacji FlexiProject odbywa się w oparciu o istniejącą infrastrukturę klienta i środowisko Ms Excel (2007 lub nowszy). Nie ma potrzeby inwestycji w dodatkowe oprogramowanie, czy zasoby IT.

Uniwersalna struktura systemu | FlexiProject narzędzie wspierające | MDDP Business Consulting

 

 

Wdrożenie FlexiProject

Warunki techniczne
  • Środowisko Ms Excel w wersji 2007 lub wyższej
  • Serwer plików
  • Sieć Intranet
 
Czas wdrożenia
  • Standardowa wersja Box - 2 dni robocze wraz z przeszkoleniem użytkowników
  • Wersja z dostosowaniem do specyficznych wymagań – czas realizacji w zależności od zakresu uzgodnionych zmian. Ustalany indywidualnie.
 
Zakres wdrożenia
  • Wersja standardowa Box
Aplikacja FlexiProject bez ograniczeń na użytkownika
Instalacja aplikacji
Testowanie i kontrola prawidłowego funkcjonowania
Szkolenia dla kluczowych użytkowników
Roczny dostęp do kolejnych wersji systemu
Roczne wsparcie
  • Wersja dostosowana do wymagań Klienta
Wersja standardowa Box
Dodatkowe prace dostosowujące aplikację do wymagań Klienta. Zakres ustalany indywidualnie

Podsumowanie

FlexiProject wspiera organizacje w zarządzaniu projektami dostarczając narzędzia dla Kierownika Projektu do planowania i raportowania projektu oraz niezbędną informację potrzebną Zarządzającym organizacją do monitorowania i kontroli portfela projektów.
  • Maksymalnie skrócony czas od instalacji do użytkowania
  • Aplikacja wbudowana w Excel’a - nie wymagająca dodatkowych inwestycji w sprzęt IT lub dodatkowe oprogramowanie
  • Ustandaryzowane baza danych projektów i dokumentacji (repozytorium)
  • Moduł do zarządzania pomysłami i inicjatywami projektowymi
  • Wbudowane narzędzia wspierające przygotowanie harmonogramu, budżetu, ryzyk, oceny projektów
  • Wystandaryzowany proces realizacji projektów
  • Wbudowane narzędzia monitorowania i kontroli projektów
  • Zestaw raportów dla projektów i portfela projektowego
  • Możliwość przydzielania dostępu do informacji o projektach
  • Baza wiedzy

 

Pytania i odpowiedzi

Czy FlexiProject jest dla mnie?

Jeżeli realizujesz w firmie inicjatywy, projekty, bądź zadania, które mogą być zorganizowane w projekt (posiadają początek i koniec, przypisane zasoby, oraz są realizowane jednorazowo) to FlexiProject może być dobrym narzędziem, które umożliwi efektywną ich realizację i kontrolę.
 

Czy FlexiProject jest sprawdzonym rozwiązaniem?

FlexiProject jest zbudowany w oparciu o doświadczenia z realizacji wielu projektów doradczych realizowanych przez firmę MDDP-BC i sprawdzony w praktyce. Jednym z sukcesów rozwiązania jest wdrożenie go w dwóch spółkach WIG20.
 

Na jakiej wersji Excela działa aplikacja FlexiProject?

Aplikacja FlexiProject działa na wersji Excela od 2007 w górę.

 

Czy jest możliwość ograniczenia dostępu do informacji o projekcie?

Aplikacja obsługuje poziomy dostępu wykorzystując login Windows. Kierownik Projektu widzi tylko projekty wprowadzone przez siebie. Osoby z kierownictwa mają dostęp do wszystkich projektów z portfela. Poprzez moduł dostępu do projektu można dodać osobę, która nie jest Kierownikiem Projektu a powinna mieć uprawnienia do projektu.
 

Czy jest możliwość dostosowania aplikacji do konkretnych potrzeb firmy?

Tak, jest taka możliwość za dodatkową opłatą. Cena za dodatkowe prace dostosowujące system będzie zależeć od zakresu wymaganych zmian i ich czasu realizacji.

 

Czy FlexiProject może służyć do zarządzania projektami inwestycyjnymi?

Tak, FlexiProject jest tak zaprojektowany, żeby umożliwić wsparcie realizacji różnego typu projektów zarówno inwestycyjnych, jak i marketingowych, czy operacyjnych. Istnieje również możliwość przystosowania systemu do wsparcia procesów wdrażania nowych produktów lub R&D.
 

Jaką infrastrukturę IT muszę posiadać, żeby wdrożyć aplikację FlexiProject u siebie w firmie?

Aplikacja FlexiProject wymaga programu Excel w wersji 2007 lub wyższej oraz dysku sieciowego (serwer plików), na którym umieszczone zostaną wzorce dokumentów, baza danych oraz baza plików.

 

Jak długo trwa wdrożenie systemu FlexiProject?

FlexiProject może być zainstalowany i przetestowany w środowisku sieciowym klienta w przeciągu 1 dnia. W zależności od potrzeb przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników to około 1 dzień. Po tym czasie organizacja jest w pełni gotowa do korzystania z aplikacji.

 

Czy muszę dodatkowo płacić za licencję dla użytkownika?

Nie, opłata za FlexiProject jest jednorazowa i nie ogranicza liczby użytkowników z niej korzystających w ramach jednej firmy.
lista aktualności