MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Narzędzia IT wspierające zarządzanie projektami

27-09-2016

Excel + SQL (EXSQL) w zastosowaniach biznesowych

W świecie finansów i kontrolingu Excel to w zasadzie podstawowe narzędzie pracy i format wymiany danych pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi w ramach firmy. Jeżeli wśród pracowników w finansach lub kontrolingu są też pewne kompetencje techniczne wówczas podstawowe Excel-e zaczynają obrastać w dodatkowe funkcjonalności dodatkowo zwiększające produktywność użytkowników. Mogą one być oparte o makra Excel-a lub idąc technicznie krok dalej przy wykorzystaniu wewnętrznego środowiska programistycznego Excel-a, czyli Visual Basic-a. Często też arkusze Excel, np. zawierające dane dla poszczególnych miesięcy stanowią podstawowe i jedyne repozytorium/”bazę” ważnych danych biznesowych, np. planistycznych lub raportowania zarządczego. Z jednej strony jest to naturalna, szybka i elastyczna forma gromadzenia danych. Z drugiej strony wraz z rosnącą skalą i znaczeniem tak przechowywanych danych sami biznesowi użytkownicy zaczynają odczuwać narastający dyskomfort wynikający z niskiej stabilności i niezawodności tak przechowywanych, ważnych danych. Arkusze Excel, w szczególności te o pokaźnych rozmiarach mogą dość realnie ulec uszkodzeniu. Każdy też pewnie dobrze zna z praktyki ryzyko przypadkowej niewłaściwej operacji na danych w Excel-u, np. przesunięcie kolumn lub wierszy lub pomyłkowe skopiowanie danych pomiędzy niewłaściwymi komórkami, co w pierwszym momencie może pozostać niezauważone, a przysporzyć poważnych kłopotów lub pracy w przyszłości.
Podsumowując, Excel jest bardzo wygodnym i elastycznym narzędziem do wprowadzania i edycji danych finansowych natomiast potrzebuje wsparcia ze strony profesjonalnych technologii zarządzania bazami danych. Taki mariaż interfejsu użytkownika i prezentacji danych w Excel-u z poważnymi technologiami  takimi jak np. MS SQL czy Oracle pozwala na synergiczne połączenie najlepszych cech obu technologii. Czy pracując z naszymi dużymi, drogimi, profesjonalnymi systemami ERP nie uprościłaby nam mocno życia możliwość zaznaczenia i skopiowania zawartości dowolnych kilku „komórek” wcześniej wprowadzonych do aktualnie wprowadzanego wiersza ?

Poniżej przedstawiliśmy przykładowe ekrany z aplikacji do wprowadzania i zarządzania asortymentem w branży odzieżowej zrealizowanej przez FlexiSolutions na bazie środowiska Excel i bazy danych SQL:

Aplikacja do wprowadzania asortymentu | Excel SQL EXSQL w zastosowaniach biznesowych | MDDP Business Consulting

Aplikacja do zarządzania asortymentem | Excel SQL EXSQL w zastosowaniach biznesowych | MDDP Business Consulting
 

Na tym nie kończą się atuty takiej architektury systemów informatycznych. Bardzo istotną korzyścią jest obniżenie kosztu stworzenia aplikacji informatycznej ze względu na wykorzystanie gotowych, rozbudowanych mechanizmów interfejsu użytkownika Excel-a. Dodatkowo czas realizacji nowego systemu jest znacząco krótszy a elastyczność dokonywania zmian jest bez porównania większa niż w przypadku dedykowanych aplikacji budowanych „od zera”.

Oczywiście to nie jest zupełnie uniwersalna technologia tworzenia dedykowanych systemów informatycznych, bo nie wszędzie optymalnym interfejsem jest tabelaryczna organizacja danych na ekranie, ale w zdecydowanej większości aplikacji służących do wsparcia zarządzania to bardzo dobry punkt wyjścia.

Zastosowania: EXSQL jako elastyczne uzupełnienie dużych systemów ERP

Z naszej praktyki częste zapytania i zlecenia ze strony klientów dotyczą wykorzystania aplikacji opartych o EXSQL w połączeniu z podstawowymi systemami ERP w firmach. Najczęściej spotykane „duże” systemy ERP w polskich firmach to SAP, Microsoft Dynamics, Oracle eBS. Technologicznie wszystkie te systemy przechowują dane w relacyjnych bazach danych. Do danych przechowanych w takiej formie jest możliwy technicznie dość prosty dostęp z zewnątrz. Trochę poważniejszym zadaniem jest „zdekodowanie” modelu danych, na którym pracuje dany system ERP. Nie wynika to z trudności koncepcyjnych, a jedynie z faktu, że systemy ERP są rozbudowane, realizują bardzo dużo typów transakcji wzajemnie ze sobą powiązanych i przechowują duże ilości atrybutów. Na szczęście zwykle interesuje nas stosunkowo niewielki wycinek danych systemu ERP. W większości przypadków w dziale IT lub działach biznesowych jest tez osoba lub zespół, który ma doświadczenie albo bezpośrednio w wykorzystaniu tabel danych systemu ERP np. do tworzenia nowych raportów lub we wdrażaniu i konfigurowaniu danego modułu ERP. co jest dobrym punktem wyjścia do zidentyfikowania odpowiednich danych w bazie ERP. Jeżeli takich kompetencji nie ma wewnętrznie zwykle nie stanowi problemu zlecenie opracowania prostego modułu raportowania pozwalającego wyciągnąć potrzebne dane z systemu ERP. Integracja w drugim kierunku – ewentualne zasilenie danymi systemu ERP – w większości przypadków jest możliwe poprzez standardowe mechanizmy interfejsowe wbudowane w system ERP.

EXSQL nie oznacza rozwiązania z niższej półki

Warto tez dodać, że funkcjonalność modułów rozszerzeń EXSQL często zawiera także mechanizmy znane z „dużych” systemów, oferując jednocześnie dużo wyższy poziom elastyczności i możliwości dostosowania do dynamicznie zmieniających się wymagań np. w obszarze biznesowym planowania i kontrolingu. Przykłady takich funkcjonalności to np. mechanizm logowania do aplikacji zintegrowany z loginami i hasłami użytkowników w systemie Windows oraz obsługa ścieżek akceptacji dokumentów (workflow). Szczególnie mechanizmy workflow rozszerzają pole zastosowań aplikacji w technologii EXSQL. Przykładem takiej funkcjonalności jest moduł ścieżek autoryzacji oferowany przez FlexiSolutions, jako integralna część dowolnych aplikacji EXSQL realizowanych w ramach systemów na zlecenie dla klientów.

Poniżej zostały przedstawione przykładowe zrzuty z przykładowej aplikacji planistycznej przedstawiające obsługę ścieżek zatwierdzania przez kliknięcie na polu Status w arkuszu Excel-owym.

Obsługa ścieżek zatwierdzania | Excel SQL EXSQL w zastosowaniach biznesowych | MDDP Business Consulting

Ten moduł pozwala na tworzenie kilku niezależnych „drzewek” autoryzacji, które mogą być wykorzystane do tworzenia rozbudowanych ścieżek akceptacji. Przykładem wykorzystania kilku drzewek jest aplikacja planistyczna w jednej dużych firm e-commerce, gdzie w jednym drzewku są skonfigurowane standardowe przypisania do struktury i komórek organizacyjnych firmy, w innym przypisanie pracowników do menedżerów w ramach części działów,  a jeszcze inne drzewko pozwala na przydzielenie pracowników działu kontrolingu jako nadzorującym sprawność funkcjonowania całego procesu specjalnych uprawnień pozwalających dokonywać zatwierdzenia w imieniu standardowych użytkowników na większości poziomów ścieżki autoryzacyjnej.

Korzystną funkcjonalnością jest także możliwość wyświetlenia wszystkich oczekujących zadań na użytkownika z zaznaczeniem najpilniejszych/najbardziej przeterminowanych oraz możliwość wysyłania automatycznych powiadomień pocztą elektroniczną – przykładowy ekran powiadomień został pokazany na rysunku poniżej, gdzie różnymi kolorami są pokazane zadania o różnym poziomie pilności lub przeterminowania – np. pomarańczowe to ważne i przeterminowane powyżej dwóch dni:

Wykaz zadań oczekujących | Excel SQL EXSQL w zastosowaniach biznesowych | MDDP Business Consulting

Ważną zaletą takiego mechanizmu jest możliwość łatwej i elastycznej modyfikacji i rekonfiguracji ścieżek autoryzacji wewnętrznie przez samych użytkowników/administratorów po stronie klienta przy pomocy dodatkowych ekranów również dostępnych jako arkusze w środowisku Excel.

Podsumowując, w biznesowych zastosowaniach wymagających elastycznego i wygodnego uzupełnienia bazowych systemów ERP o wsparcie narzędziami IT specyficznego obszaru biznesowego technologia EXSQL oparta o połączenie środowiska MS Excel i bazy danych SQL daje możliwości, z którymi trudno jest konkurować innym metodom tworzenia dedykowanych modułów oprogramowania.

lista aktualności