MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Narzędzia IT wspierające zarządzanie projektami

26-04-2016

Uzgodnienie sald bilansowych – recepta na porządek w księgach

Dyrektor | MDDP Business Consunlting | Mariusz Sumiński

Mariusz Sumiński

Dyrektor w MDDP Business Consulting

 

W jaki sposób Dyrektor Finansowy lub Główny Księgowy może uchronić siebie i firmę przed zaraportowaniem błędnych wyników finansowych? Co zrobić, by ograniczyć ryzyko korekty zaraportowanych uprzednio wyników finansowych i zachować wiarygodność w oczach inwestorów i Zarządu firmy? Skutecznym sposobem na zapewnienie porządku w księgach jest wdrożenie procesu uzgodnienia sald na kontach bilansowych (ang. accounts reconciliation). W niniejszym artykule wskazujemy główne korzyści z wdrożenia procesu uzgadniania kont księgowych.

Recepta na porządek w księgach | Uzgodnienie sald bilansowych | MDDP Business Consulting

 

Na czym polega uzgodnienie sald na księgowych?

Idea accounts reconciliation sprowadza się do potwierdzenia poprawności salda prezentowanego na koncie księgowym. Jest to wewnętrzny, usystematyzowany proces kontrolny. Uzgodnienie przeprowadzane jest niezależnie dla każdego konta i polega na krzyżowym sprawdzeniu zgodności salda księgowego z właściwymi modułami, rejestrami szczegółowymi bądź dokumentacją. Z założenia poprawność salda na koncie powinna zostać potwierdzona przez osobę wykonującą uzgodnienie w inny sposób niż analiza zapisów na koncie. Przykładowo, dobrym sposobem na weryfikację kont należności handlowych jest zestawienie sald z raportem wiekowania należności. Dzięki temu możemy zweryfikować nie tylko saldo należności handlowych, ale także sprawdzić czy odpis na należności przeterminowane jest we właściwej wysokości.

Istotną cechą procesu accounts reconciliation jest jego systematyczny, uporządkowany charakter. W wielu firmach weryfikacja sald księgowych jest istotnym etapem w procesie zamknięcia miesiąca. Dla każdego konta uzgodnienie wykonywane jest zgodnie ze zdefiniowaną procedurą, precyzyjnie wskazującą czynności kontrolne jakie powinny zostać wykonane. W większości przypadków procedura uzgodnienia wymaga przedstawienia załączników i wyjaśnień dokumentujących poprawność salda na danym koncie. Odpowiedzialność w procesie jest ściśle zdefiniowana – dla każdego konta wskazana jest nie tylko osoba wykonująca uzgodnienie, ale także pracownik sprawujący kontrolę nad właściwym wykonaniem procedur kontrolnych.

 

Główne korzyści z wdrożenia formalnego procesu uzgadniania sald księgowych.

1. Merytoryczna weryfikacji sald księgowych bez presji czasu.

Zamknięcie miesiąca odbywa się pod silną presją czasu. Wiele osób pracujących równolegle, a kolejne obszary i moduły zamykane są jeden po drugim, godzina po godzinie. Zespół księgowy może nie mieć wystarczająco czasu by dokładnie sprawdzić wszystkie dane, zwłaszcza jeżeli informacje od działów biznesowych spływają z opóźnieniem. W takim trybie pracy nietrudno o przeoczenia lub błędy.

Uzgodnienie sald bilansowych, wykonywane już po zamknięciu ksiąg obrachunkowych, jest doskonałą okazją do upewnienia się, że wszystkie zdarzenia gospodarcze zostały ujęte we właściwy sposób. Można na spokojnie zweryfikować salda rezerw, inwestycje w toku czy wycenę bilansową dłużnych instrumentów finansowych. Znalezione błędy mogą być na bieżąco korygowane w raportach menedżerskich i księgowane już do kolejnego miesiąca.

2. Formalne procedury kontrolne – baza wiedzy działu księgowości.

Wypracowanie i wdrożenie procedur kontrolnych jest doskonałym sposobem na uporządkowanie pracy zespołu księgowego. Warto poświęcić trochę czasu i energii na zastanowienie się, w jaki sposób należy prowadzić weryfikację poprawności sald dla każdego konta. Zebranie tych reguł w jednym miejscu buduje bazę wiedzy, z której mogą korzystać wszyscy księgowi w firmie. Nowo dołączające osoby łatwiej zrozumieją swoje obowiązki i unikną błędów w okresie adaptacyjnym, jeżeli zyskają dostęp do usystematyzowanego repozytorium dokumentów wskazujących, na co powinni zwrócić uwagę w trakcie i po zamknięciu miesiąca.

3. Komfort pracy z audytorem

Wykonanie uzgodnienia zgodnie z procedurą ma na celu zapobieżenie błędom i przeoczeniom w rejestracji zdarzeń gospodarczych na kontach księgowych. Podobne czynności kontrolne wykonuje audytor w trakcie przeglądu lub badania sprawozdań finansowych spółki. Prowadzenie formalnego procesu accounts reconciliation wyraźnie upraszcza współpracę z audytorem, ograniczając w wielu przypadkach listę testów wykonywanych przez biegłego rewidenta. Odpowiednie katalogowanie i przechowywanie dokumentacji kontroli wewnętrznych gwarantuje, iż zespół księgowy ma „pod ręką” komplet materiałów szczegółowych, które mogą być wymagane przez audytora.

 

Podsumowanie

Właściwie wdrożony proces uzgadniania sald bilansowych skutecznie zabezpiecza firmę przed ryzykiem błędów księgowych mogących rzutować na poprawność prezentowanych wyników finansowych. Odpowiednio zaprojektowany proces i procedury kontrolne wsparte odpowiednimi narzędziami pomaga z wyprzedzeniem wychwytywać i korygować błędy merytoryczne, przyczyniając się jednocześnie do poprawy organizacji pracy całego zespołu księgowego. Wskazane korzyści sprawiają, iż polskie firmy coraz częściej podejmują próbę implementacji tego rozwiązania. Wszystko wskazuje na to, iż rozwiązanie, które stało się wymogiem obowiązkowym dla spółek amerykańskich podlegających regulacjom ustawy Sarbanes Oxley, doskonale sprawdzi się również w naszym kraju…

Przy wsparciu ekspertów MDDP Business Consulting przygotowany został system FlexiReconciliation. Jest to predefiniowane rozwiązanie wspierające proces uzgodnienia sald bilansowych. Zapraszamy do odwiedzenia strony naszego partnera technologicznego gdzie znajdą Państwo więcej informacji na temat możliwości systemu ilustrowane praktycznymi przykładami formularzy i raportów wykorzystywanych w trakcie uzgodnienia kont.

lista aktualności