MDDP doradztwo Business Consulting
Know-how /

Aktualności

Konferencja Nowoczesne Finanse - 7 czerwca 2018
Kolejna edycja konferencji, podczas której wystąpią nasi eksperci! Więcej

Narzędzia IT wspierające zarządzanie projektami

19-10-2015

FlexiProject – wzorcowe funkcjonalności planowania i monitorowania kosztów projektów

Fragment artykułu „Koszty projektów – przepis na skuteczny controlling”, który ukazał się w październikowym numerze pisma Controlling.

"[...] Planowanie i monitorowanie kosztów projektu – zakres informacji

W jaki zatem sposób firma powinna podejść do optymalnego raportowania wykonania budżetu? Odpowiedź na to pytanie w znacznym stopniu jest wskazywana już na etapie tworzenia budżetu projektu. Jeżeli na samym początku nie zostanie doprecyzowany zakres i układ budżetu projektu, to tym bardziej w trakcie realizacji projektu trudno będzie wyegzekwować potrzebne nam dane. Oczywiście szczegółowość danych powinna być dostosowana do specyfiki projektu (skala, złożoność, skład i kompetencje zespołu zarządzania projektem) czy możliwości późniejszej rejestracji wydatków w systemach finansowych przedsiębiorstwa. Niemniej jednak możliwe jest wskazanie wymiarów w sposób naturalny wpisujących się w proces planowania projektu, jak choćby:

  • planowany czas poniesienia wydatku,
  • kategorie (grupy) rodzajowe kosztów (np. koszty pracy, materiały, usługi obce),
  • powiązanie kosztów z zadaniami projektowymi,
  • klasyfikacja bilansowa wydatku (koszty okresu, nakłady inwestycyjne podlegające kapitalizacji),
  • źródło finansowania,
  • waluta transakcji.

Odpowiednio zaprojektowany układ budżetu projektu pozwoli wszystkim zainteresowanym w szybki i prosty sposób śledzić odchylenia i na bieżąco podejmować decyzje. Mimo że może się wydawać, iż ujęcie takie będzie wymagało od kierownika projektu dodatkowej pracy raportowej, jednak w większości przypadków, jak pokazuje praktyka, zoptymalizuje zakres zbieranych informacji oraz nie będzie wymagało dodatkowych prac analitycznych.

Przykład 2 - Formularze projektowe

Przykłady dobrych praktyk w tym zakresie można znaleźć w dostępnych na rynku systemach wspierających korporacyjne zarządzanie portfelami projektów. Niniejszy przykład opracowany został na podstawie systemu FlexiProject oferującego wzorcowe funkcjonalności we wzmiankowanym zakresie.

Zaprezentowane poniżej przykłady formularzy planistycznych umożliwiają dostarczenie informacji w różnych przekrojach bez konieczności „dzielenia włosa na czworo”. Koszty projektów przypisane są poszczególnym zadaniom (wynikającym bezpośrednio z planu pracy i powiązanym z harmonogramem projektu). Dla każdego zadania wymagana jest informacja na temat:

  • podziału kosztów między główne grupy rodzajowe wydatków (1),
  • strumienia (który może odpowiadać jednostce organizacyjnej odpowiedzialnej za realizację danego zadania i finalnie przekładać się na MPK, w którym zarejestrowane zostaną dane koszty) (2),
  • rozkładu kosztów (wydatków) w czasie.

Jak pokazuje tabela 2 dane w podziale na grupy rodzajowe i miesiące są niezależne względem siebie. Pierwsza informacja dostarcza informacji na temat charakteru wydatków, podczas gdy układ miesięczny pozwala na odpowiednie zaplanowanie niezbędnego poziomu finansowania. Gromadzenie informacji szczegółowych (np. o kosztach materiałów w kolejnych okresach), choć niewątpliwie interesujące, wymagałoby zdecydowanie większego nakładu pracy ze strony kierownika projektu.

Tabela 2. Przykładowe formularze budżetu projektu

Przykładowe formularze budżetu projektu | Wzorcowe funkcjonalności FlexiProject | MDDP Business Consulting

Planowanie / wykonanie budżetu | Wzorcowe funkcjonalności FlexiProject | MDDP Business Consulting

     1. Kategorie kosztów

     2. Pochodzenie budżetu

     3. Ujęcie na osi czasu

     4. Koszt na pojedyncze zadanie

 

Jak zostało to wcześniej powiedziane, podstawowym źródłem informacji o bieżącym stanie realizacji projektu powinny być prognozy dostarczane okresowo przez kierownika projektu. Zasadniczą trudnością jest zebranie tych informacji bez znaczącego zwiększania pracy papierkowej wymaganej od tych osób. Formularz zaprezentowany w tabeli 3 pokazuje praktyczne rozwiązanie tego problemu. Bazą dla każdej prognozy jest zawsze poprzedni raport projektu. W ten sposób jedyne konieczne czynności to uzupełnienie (lub akceptacja) wydatków bieżącego miesiąca oraz przegląd i ewentualna modyfikacja planów na kolejne miesiące. Formularz pełni jednocześnie funkcję raportu, prezentując takie wskaźniki, jak bieżące oraz prognozowane odchylenia od przyjętego pierwotnie budżetu. […]”

Tabela 3. Raport okresowy projektu – integracja formularza planistycznego i raportu z realizacji

integracja formularza planistycznego i raportu z realizacji | Wzorcowe funkcjonalności FlexiProject | MDDP Business Consulting

1. Okres raportowania poniesionych kosztów.

2. Status realizacji budżetu.

3. Prognoza budżetu.

lista aktualności