MDDP doradztwo Business Consulting
Usługi /

Aktualności

Prezentacja możliwości wsparcia FlexiClosing i FlexiReconciliation dla procesu zamknięcia miesiąca
Prezentacja możliwości wsparcia FlexiClosing i FlexiReconciliation dla procesu zamknięcia miesiąca. Więcej

Budujemy systemy zarządzania efektywnością w oparciu o KPI (Kluczowe Wskaźniki Efektywności)

Wśród skutecznych menedżerów istnieje przekonanie, że

„W firmach to, co jest mierzone, jest wykonywane…, i to co jest mierzone, staje się dla pracowników ważne!”.

Nie trzeba nikogo przekonywać, że jeśli umiemy dobrze sprecyzować cele jakie chcemy osiągnąć, potrafimy je odpowiednio zakomunikować na każdym szczeblu struktury organizacyjnej, a także jesteśmy w stanie opracować KPI (które pozwolą nam mierzyć czy te cele realizujemy) wówczas jesteśmy skutecznie działającą organizacją.

Systemy zarządzania efektywnością w oparciu o KPI budujemy zgodnie ze sprawdzoną w praktyce metodologią MDDP Business Consulting

Poniżej przedstawiamy sprawdzoną i proponowaną przez naszych ekspertów metodologię, która pozwala zbudować dobry system zarządzania efektywnością w firmie. Metodologia ta jest przez nas każdorazowo odpowiednio modyfikowana w zależności od konkretnej sytuacji Klienta. Trochę inne akcenty należy położyć w firmie, która już pracuje z systemem KPI i chciałaby go udoskonalić, a inne jeżeli musimy zacząć zupełnie od początku.

Budowa systemu zarządzania efektywnością w oparciu o KPI

Sformułuj cele strategiczne firmy

Badania rynkowe jednoznacznie potwierdzają, że wszystkie firmy odnoszące sukcesy posiadają dobrze sformułowane cele strategiczne. Z punktu widzenia zarządzania efektywnością cele są kluczowe, ponieważ wskazują organizacji (a także pracownikom) kierunek oraz mówią co dokładnie firma chce osiągnąć. Jeśli mamy czytelną wizję celów do których zmierzamy wówczas przy pomocy Kluczowych Mierników Efektywności możemy kontrolować czy cele te osiągamy. Zrealizowaliśmy szereg projektów budowy strategii oraz formułowania celów strategicznych, o których przebiegu i efektach piszemy więcej w naszej sekcji realizacji i referencji.

Skaskaduj cele strategiczne firmy na niższe szczeble organizacji

Kluczowe jest zrozumienie, że dekomponujemy jedynie cele, a nie mierniki (KPI). Dopiero przy dobrze zapisanym (na każdym szczeblu organizacji) celu zastanawiamy się, przy pomocy jakiego Kluczowego Wskaźnika Efektywności (KPI) będziemy mogli ocenić postęp jego realizacji.

Ważny jest zarówno sam przebieg procesu, jak i to w jaki sposób kaskadujemy cele w dół organizacji. Im lepiej przeprowadzimy ten proces, im lepiej kierownicy kolejnych szczebli organizacyjnych będą rozumieli cele jakie są przed nimi stawiane oraz tym większe prawdopodobieństwo organizacyjnego sukcesu.

Do każdego celu wynikającego z procesu dekompozycji opracuj indywidulane KPI

Jeśli jako przykład posłuży nam cel „optymalizuj koszty ogólne” wówczas KPI, przy pomocy którego możemy mierzyć realizację takiego celu może być „procent redukcji kosztów ogólnych w stosunku do poprzedniego okresu”, „Koszty ogólne jako procent przychodów” itp. Cechą tego celu i takich przykładowych mierników jest to, że praktycznie na każdym szczeblu organizacji możemy użyć zarówno tego samego celu jak i tego samego miernika. Dodatkowo taki miernik w prosty sposób sumuje się od dołu do góry matematycznie.

Przypadkiem bardziej zaawansowanym jest np. cel „Bezbłędnie i na czas dostarczamy zamówienia klientom”. Jeśli jest to strategiczny cel ogólnofirmowy. Jego dekompozycja na Pion Logistyki w firmie będzie dokładnie w takim samym brzmieniu, a użyte KPI to np. „liczba (procent) dostaw zrealizowanych z opóźnieniem” oraz „liczba (procent) dostaw niekompletnych”. Jednak na realizację tego celu ma również wpływ inny pion - Pion Produkcji. Rozumienie z punktu widzenia Produkcji może być takie, że aby dostarczać bezbłędnie i na czas zamówienia klientom produkcja nie może mieć żadnych opóźnień w realizacji planu produkcji. Wówczas dekompozycja tego celu firmowego na cel dla produkcji może brzmieć w następujący sposób „Produkcja zawsze zgodna z założonym planem” a miernik, który wykorzystamy do tego celu to np.: „liczba dni (godzin) opóźnienia w stosunku do założonego planu”. Powyższy przykład pokazuje, że nie ma prostego matematycznego związku pomiędzy celem pionu logistyki i produkcji ale jest wyraźny związek logiczny – opóźnienia w procesie produkcji prowadzą do braku towaru w magazynie, a to uniemożliwia zrealizowanie kompletnej przesyłki i na czas. Przykład ten również pokazuje wyraźnie, że nie należy dekomponować mierników lecz cele i tak jak to zaznaczyliśmy wcześniej – do tych celów formułować KPI.

Opracuj szczegóły KPI

Aby jednoznacznie policzyć KPI musimy precyzyjnie opracować formułę jego kalkulacji. Po upewnieniu się, że będą dostępne dane rzeczywiste do jego kalkulacji należy określić kto i na kiedy jest odpowiedzialny za kalkulację miernika i podanie jego wartości liczbowych itp. Dodatkowo jeśli chcemy, aby w jakimkolwiek systemie informatycznym (nawet Excelu) pokazywały nam się tzw. trafic lights wówczas musimy określić jakie odchylenia wymuszają zmianę wskaźników na czerwono, a jakie na żółto. Zaszycie każdego KPI do jakiegokolwiek systemu informatycznego wymaga, aby w zasadzie w sposób inżynierski opisać wszystkie szczegóły danego miernika.

Opracuj system regularnego raportowania stopnia realizacji celów z wykorzystaniem KPI

Zarząd firmy oraz menedżerowie objęci system pomiaru efektywności potrzebują dobrych i regularnych raportów o stopniu realizacji wyznaczonych celów. W zależności od liczby menedżerów objętych systemem oraz ilości istniejących celów oraz Kluczowych Wskaźników Efektywności możemy funkcjonować z mądrze zaprojektowanym Excelem lub (w przypadku większej organizacji) potrzebujemy dobrego dedykowanego narzędzia. Jedną z alternatyw, do rozważenia której zachęcamy, jest system FlexiStrategy oferowany przez MDDP Business Consulting. Jest to dedykowane narzędzie stworzone na podstawie doświadczeń i wiedzy naszych ekspertów, zdobywanych przy okazji realizowania projektów w różnych sektorach rynku. Korzystając z FlexiStrategy mają Państwo gwarancję pełnego wykorzystania zasobów w celu maksymalizacji korzyści płynących ze sprawnego zarządzania efektywnością.