MDDP doradztwo Business Consulting
Usługi /

Aktualności

Prezentacja możliwości wsparcia FlexiClosing i FlexiReconciliation dla procesu zamknięcia miesiąca
Prezentacja możliwości wsparcia FlexiClosing i FlexiReconciliation dla procesu zamknięcia miesiąca. Więcej

Mapowanie i optymalizacja procesów biznesowych Zbudowanie modelu procesowego firmy
Mapowanie procesów i identyfikacja nieefektywności Optymalizacja procesów i wdrożenie zmian


Spotkania warsztatowe z wybranymi uczestnikami procesów w celu wypracowania szczegółów rozwiązań prowadzących do usprawnień w procesach

Metodologia FlexiProcess z kilku perspektyw adresuje aspekt optymalizacji procesów. Są to:

Optymalizacja procesów - schemat

1. Eliminacja nieefektywności - analiza przebiegu procesu AS-IS oraz zidentyfikowanych w Fazie 2 nieefektywności – na tej bazie poszukiwane są działania nie dodające wartości dodanej (Non Value Added Activities), działania które można zmodyfikować itp. Mapa procesu dobrze opracowana a następnie wnikliwie przeanalizowana pod kątem zidentyfikowania występujących w procesie nieefektywności zawsze jest podstawą poszukiwania usprawnień.

2. Best Practices – zawsze warto poszukiwać najlepszych praktyk rynkowych i zastanawiać się w jaki sposób – jeśli w ogóle – mogą zostać zaadoptowane do konkretnych procesów w naszej firmie. Tu zaletą jest praca z firmą consultingową, która poprzez doświadczenia zdobyte przy realizacji szeregu projektów posiada bogatą wiedzę. Best Practices to rozwiązania dobre i sprawdzone w praktyce – konsultanci MDDP Business Consulting zawsze zachęcają klientów do zapoznania się z nimi.

3. Kompleksowy proces redesign – Są przypadki kiedy nie ma sensu stopniowe usprawnianie procesu polegające na usuwaniu jego wewnętrznych nieefektywności. Dotyczy to przede wszystkim przypadków, kiedy proces może być gruntownie zmieniony poprzez wykorzystanie najnowocześniejszych rozwiązań technologicznych. Takie rozwiązania mogą być kosztowne ale dobrze przygotowany business case pozwala Zarządowi podjąć decyzję bazującą na dobrej analizie ekonomicznej.

4. Continuous improvement – metoda od lat z powodzeniem stosowana przez firmy Japońskie a potem zaadoptowana przez szereg firm na całym świecie. Firmy ciągle analizują swoje procesy i podejmują decyzje o kolejnych usprawnieniach. Buduje się wówczas w firmie kultura continuous improvement, która angażuje wszystkich pracowników w ciągłe doskonalenie firmy.

Metodologia FlexiProcess zakłada, że w podobnych zespołach w jakich odbywało się mapowanie obecnego przebiegu procesu odbywają się warsztaty mające na celu generowanie konkretnych pomysłów, które pozwolą istotnie usprawnić analizowane procesy. W trakcie takich warsztatowych spotkań rozważane są wszystkie podejścia do optymalizacji procesów jak przedstawiono na rysunku powyżej.


Opisanie wypracowanych rozwiązań optymalizacyjnych

Pomysły na optymalizację procesów wypracowane w trakcie warsztatów opisujemy w takiej formie, aby Zarząd firmy mógł je ocenić a następnie podjąć decyzję czy chce je wkomponować w docelowy proces.

Opisanie wypracowanych rozwiązań optymalizacyjnych

 

Opcjonalnie – opracowanie Business Case dla procesów

Wdrożenie niektórych rozwiązań optymalizacyjnych wymaga przygotowania odpowiedniej analizy ekonomicznej (tzw. Business Case) tak aby ocenić, czy proponowane rozwiązania są w stanie wygenerować firmie określony zwrot z inwestycji.

 

Opcjonalnie - zdefiniowanie mierników efektywności dla procesów

Firmy optymalizujące swoje procesy chcą śledzić, czy wdrożone usprawnienia przynoszą rzeczywisty efekt. W tym celu projektujemy dla procesów Kluczowe Mierniki Efektywności (KPI - Key Performance Indicators). Mierniki Efektywności dla procesu projektujemy zarówno z perspektywy wewnętrznej efektywności procesu jak również z perspektywy jakości jego produktu końcowego oraz zadowolenia klienta procesu. Wypracowane Kluczowe Mierniki Efektywności warto wdrożyć w narzędziu informatycznym. Możliwym do wykorzystania jest system FlexiStrategy autorstwa MDDP – poniższe rysunki prezentują przykładowe możliwości systemu FlexiStrategy.

Definiowanie mierników efektywności

Mierniki efektywności procesów

 

Spotkanie z Zarządem w celu zatwierdzenia do wdrożenia wypracowanych usprawnień w  procesach

Kolejne spotkanie z Zarządem ma na celu przedstawienie wypracowanych usprawnień procesowych. Jego głównym celem jest uzyskanie zgody Zarządu na wdrożenie ich w życie.

 

Przygotowanie planu wdrożenia

Mapa obecnego przebiegu procesu (Mapa AS IS) pokazuje precyzyjnie jak proces przebiega obecnie. Mapa docelowego przebiegu, przebiegu po optymalizacji (Mapa TO BE) pokazuje stan procesu jaki w najbliższej przyszłości chcielibyśmy w organizacji osiągnąć. Żeby tak się stało organizacja musi wdrożyć określone inicjatywy / projekty które pozwolą jej przejść ze stanu AS IS do TO BE. Innej możliwości praktycznie nie ma. W wielu przypadkach, jak pokazują nasze doświadczenia, efektem projektu optymalizacji procesów jest nawet kilkadziesiąt inicjatyw, które trzeba wdrożyć aby osiągnąć stan docelowy. Jest to duże przedsięwzięcie i aby się udało należy je w strukturalny sposób zaplanować i realizować.

W metodologii FlexiProcess wszystkie inicjatywy wdrożeniowe są odpowiednio opisane oraz spriorytetyzowane. Priorytety pozwalają nam ułożyć odpowiedni harmonogram wdrożenia tak aby jak najszybciej osiągać oczekiwane rezultaty. Skupiamy się szczególnie na tzw Quick Wins czyli inicjatywach, które można łatwo i szybko wdrożyć a które mają jednocześnie wysoki potencjał poprawy efektywności procesu. W dalszej kolejności przygotowujemy wdrożenie inicjatyw wymagających większego zaangażowania zarówno środków finansowych jak też zasobów ludzkich. Dla wszystkich procesów tworzymy dobre karty projektów zawierające między innymi dobrze zdefiniowany cel projektu, jego zakres, odpowiedzialność za realizację, oczekiwane produkty, wymagany zwrot z inwestycji itp. Wszystkie projekty układamy na tzw Roadmap’ie projektowej, która pozwala zapanować nad odpowiednim ułożeniem w czasie realizacji poszczególnych inicjatyw.

Łatwość wdrożenia i szacowany potencjał procesu

 

Wpływ inicjatyw na koszty i efektywność

 

Wdrażanie wypracowanych rozwiązań

Wdrażanie usprawnień procesowych to nic innego jak zarządzanie portfelem projektów realizowanych w organizacji. Wymaga to sprawności i umiejętności w zarządzaniu projektami a także często odpowiednich narzędzi, które pomagają monitorować status projektów. Konsultanci MDDP Business Consulting bardzo często wspierają klientów zarówno w zarządzaniu portfelem projektów wdrożeniowych jak również w realizacji pojedynczych projektów. Posiadamy dedykowany system FlexiPoject który doskonale wspiera efektywną realizację projektów. Poniższy rysunek prezentuje ekran z systemu FlexiProject pozwalający na ocenę całego portfela inicjatyw w firmie.

Korzyści vs złożoność

 

Monitorowanie efektów wdrożenia i ciągłe doskonalenie procesów

Continuous improvement to filozofia ciągłego usprawniania procesów, która powstała w Japoni a potem została zaadoptowana przez firmy z całego świata. Nie wystarczy przeprowadzić jednego kompleksowego projektu mapowania i optymalizacji procesów i spocząć na laurach. Każdego dnia w każdej organizacji dzieje się coś  nowego: pojawiają się nowe możliwości, nowe działania konkurencji, nowe problemy, technologie i wreszcie nowi ludzie – to wszystko dynamicznie zmienia organizację a zatem pojawiają się  potrzeby zmian w procesach. Pomagamy firmom wdrażać kulturę Continuous Improvement i ciągle doskonalić procesy. Służą do tego takie narzędzia jak zespoły procesowe, właściciele procesów, raporty i analizy dotyczące Kluczowych Mierników Efektywności związanych z procesami itp.

 

Jestem partnerem w firmie MDDP Business Consulting. W pewnym momencie mojej kariery zawodowej pracowałem jako pełniący obowiązki kierownika produkcji dla firmy z branży spożywczej należącej do międzynarodowego amerykańskiego koncernu. Kultura zarządzania efektywnością procesów w oparciu o kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) była tam rozwinięta na bardzo wysokim poziomie. Praca odbywała się w systemie czterozmianowym. Po zakończeniu zmiany obowiązkiem Team Leaderów linii produkcyjnych było przygotowanie szczegółowych raportów na temat przestojów, ich przyczyn, efektywności zużycia poszczególnych surowców produkcyjnych czy też wydajności maszyn. Kierownik Produkcji danej zmiany musiał wprowadzić je do systemu zarządzania efektywnością (system zawierał szereg KPI) i dopiero wtedy mógł wyjść z fabryki.

Każdego dnia rano (od poniedziałku do piątku) o 9 rano odbywało się spotkanie produkcyjne w obecności dyrektora produkcji, dyrektora utrzymania ruchu, dyrektora ds. kontroli jakości oraz porannego kierownika zmiany. Codziennie początkowym punktem spotkania było referowanie przez kierownika zmiany wskaźników efektywności za poprzednie 24 godziny (zawsze na początku miesiąca było spotkanie, gdzie była analizowana efektywność za ostatni miesiąc oraz narastająco od początku roku). Wszelkie sytuacje odbiegające od normalności codziennie były analizowane i podejmowane były decyzje w jaki sposób je głębiej przeanalizować albo bezpośrednio podejmowane był konkretne decyzje naprawcze. To jest właśnie głęboko wszyta w organizację kultura ciągłego doskonalenia procesów.

 

Zestaw celów podnoszenia wydajności

 

 

Ciągłe doskonalenie procesów wymaga zastosowania odpowiedniego narzędzia wspierającego zarządzania wskaźnikami efektywności monitorującymi efektywność procesów. Możliwym do rozważenia przykładem takiego narzędzia jest system FlexiStrategy autorstwa MDDP. System przechowuje zarówno cele strategiczne firmy, które przekłada na wskaźniki strategiczne a te z kolei schodzą w dół organizacji do procesów i na poziomie operacyjnym funkcjonują kolejne zestawy wskaźników (KPI). System pozwala na zaprojektowanie wskaźników, monitorowanie projektów wpływających na realizację celów dla wskaźników oraz bardzo przejrzyste raportowanie menedżerskie. Poniższy rysunek prezentuje moduły istniejące w systemie.

Moduły systemu FlexiStrategy