MDDP doradztwo Business Consulting
Usługi /

Aktualności

Zapraszamy na konferencję Nowoczesna Ksiegowość, na której dowiesz się jak usprawnić pracą zespołów księgowych w firmie
Już w listopadzie odbędzie się konferencja "Nowoczesna Księgowość", zapraszamy! Więcej

Mapowanie i optymalizacja procesów biznesowych Zbudowanie modelu procesowego firmy
Mapowanie procesów i identyfikacja nieefektywności Optymalizacja procesów i wdrożenie zmian

W projektach optymalizacji procesów kluczowe jest, aby precyzyjnie rozumieć punkt wyjścia tj aktualny przebieg procesów biznesowych oraz ich bieżące nieefektywności. Nasza praktyka wskazuje, że im lepiej na tym etapie zostaną opisane procesy i ich nieefektywności tym lepsze jakościowo są późniejsze propozycje ich usprawnień.

 „Dobrze zdefiniowany problem to problem w połowie już rozwiązany”

 

Spotkania warsztatowe z wybranymi uczestnikami procesów

W ramach Etapu 1 przeprowadziliśmy szereg wywiadów z pracownikami firmy mającymi na celu zidentyfikowanie jakie procesy są realizowane w firmie oraz notowaliśmy nieefektywności wymieniane przez pracowników.

Na obecnym etapie projektu naszym celem jest stworzenie szczegółowych map i opisów obecnego sposobu realizacji procesów. W tym celu do każdego mapowanego procesu (lub grupy procesów o podobnym charakterze) formułujemy cross-funkcyjny zespół pracowników firmy, którzy posiadają dogłębną wiedzę o sposobie realizacji procesu. Cross-funkcyjny zespół ma tę zaletę, że pozwala zrozumieć proces z perspektywy różnych komórek organizacyjnych i przez to zidentyfikować nieefektywności występujące na stykach różnych komórek organizacyjnych w firmie.

W trakcie warsztatów szczegółowo omawiamy przebieg każdego procesu i skupiamy się na:

  • określeniu działań występujących w procesie,
  • szczegółowym zrozumieniu sposobu realizacji poszczególnych działań
  • punktach styku z innymi procesami,
  • wykorzystywanych w procesie narzędziach IT,
  • określeniu odpowiedzialności organizacyjnej za realizację poszczególnych kroków,
  • punkty kontrolne i decyzyjne, występujące dokumenty,
  • identyfikowaniu szczegółowych nieefektywności.

 

Opracowanie opisów i map obecnych przebiegów procesów

Na podstawie informacji pozyskanych w trakcie warsztatów konsultanci MDDP Business Consulting opracowują mapy obecnych przebiegów procesów (mapa AS-IS) oraz ich szczegółowe opisy. Przykładowa mapa i opis procesu są zaprezentowane poniżej. Zarówno mapa procesu jak i jego opis są przez nas dostosowywane wspólnie z Klientem do konkretnych potrzeb i celu jaki jest stawiany przed projektem optymalizacji. Opis procesu będzie się w jakiejś części różnił jeśli celem jest zmapowanie i optymalizacja procesu poprzedzająca wdrożenie systemu informatycznego lub też znalezienie oszczędności kosztowych w procesie.

Opracowanie opisów i map obecnych przebiegów procesów

 

Identyfikacja nieefektywności w obecnych sposobach realizacji procesów

Identyfikacja nieefektywności to najczęściej w naszej metodologii przedmiot kolejnego warsztatu z uczestnikami procesu. „Uzbrojeni” w opracowaną wcześniej szczegółową mapę procesu oraz jego opis analizujemy każdy krok procesu w celu identyfikacji występujących tam nieefektywności. Poszukujemy nieefektywności o różnym charakterze, np:

  • nieefektywnie wykorzystujemy dostępne technologie informatyczne (ręczne przepisywanie danych z excela do systemu, „nierozmawiające” ze sobą systemy, niewystarczające kompetencje osób obsługujących systemy, słabo wdrożone funkcjonalności systemów, itp.)
  • Zbyt dużo / zbyt mało punktów decyzyjnych w procesie, rozmycie odpowiedzialności
  • Stopień „zbiurokratyzowania” procesu
  • Czy proces nie jest realizowany zbyt długo?
  • Nieefektywności wynikające ze słabej komunikacji pomiędzy różnymi uczestnikami procesu
  • Czynniki wpływające na zbyt kosztowny sposób realizacji procesu
  • Czynniki wpływające na potencjalnie zbyt niską jakość produktu końcowego procesu

Zidentyfikowane nieefektywności w strukturalny sposób opisujemy. Dobrze udokumentowane nieefektywności będą w kolejnej Fazie projektu podstawą do zaprojektowania docelowego przebiegu procesu oraz zaproponowania projektów do realizacji, które usprawnią proces.

 

Jedno z podejść do poszukiwania nieefektywności procesowych jest przedstawione w tabeli poniżej. W tym podejściu w naszej metodologii poszukujemy zarówno nieefektywności jak również poszukujemy przyczyn ich powstawania oraz definiujemy obecne metody kontroli, które mogą zapobiec występowaniu nieefektywności.

Identyfikacja nieefektywności w obecnych sposobach realizacji procesów

 

Opcjonalnie – zebranie danych finansowych i operacyjnych w celu zrozumienia skali zidentyfikowanych nieefektywności

Metodologia FlexiProcesss w określonych wypadkach wymaga zebrania danych analitycznych w celu zrozumienia skali nieefektywności lub też ważności procesu.

Firma zajmująca się budową osiedli mieszkaniowych postanowiła zoptymalizować proces napraw gwarancyjnych. Po opisaniu i zmapowaniu procesu konsultanci MDDP BC zdecydowali o zebraniu danych analitycznych dotyczących skali napraw gwarancyjnych wynikających z szeroko rozumianych awarii elektrycznych - awarie elektryczne stanowiły ponad 30% wszystkich napraw. Okazało się, że przedmiotem największej liczby napraw gwarancyjnych w tym obszarze są wadliwe domofony. Firma szybko zdecydowała o zmianie dostawcy i istotnie obniżyła wskaźnik napraw gwarancyjnych.

 

Obszarem, w którym często korzysta się z danych analitycznych jest analiza zaangażowania zasobów ludzkich w realizację procesów. Do analizy produktywności niezbędne jest zebranie danych ilościowych charakteryzujących procesy, które w połączeniu z nakładem pracy koniecznym do realizacji danego procesu pozwolą do wyliczenia wskaźników efektywności.  W pierwszym kroku należy przygotować podejście do zebrania danych o czasie poświęcanym na realizację poszczególnych zadań. Służą do tego ankiety czasu pracy. Zebranie danych na temat czasu pracy poprzez ankiety wydaje się zadaniem prostym, jednak ankieta wymaga odpowiedniego poziomu szczegółowości oraz kompletu zadań. Istotne jest dokładne przemyślenie kluczowych wskaźników efektywności (KPI), które chcemy analizować: jakie części procesu lub pełne procesy będą mierzone.

Zebranie danych finansowych i operacyjnych

W projektach optymalizacji procesów dane analityczne pomagają menedżerom zarówno określić ważność danej nieefektywności – bez tych danych byłaby to bardziej ocena ekspercka i o jakościowym charakterze – jak również określić priorytety dla projektów optymalizacji procesu. Kolejnym ważnym elementem wymagającym zebrania danych analitycznych jest określenie KPI (Kluczowych Wskaźników Efektywności) dla procesu.

 

Spotkanie z Zarządem w celu omówienia kierunków, wariantów możliwych usprawnień w procesach

Na spotkaniu prezentujemy przed Zarządem szczegółowe nieefektywności zidentyfikowane w obecnych przebiegach procesów oraz proponujemy kierunkowe usprawnienia. Od Zarządu oczekujemy zatwierdzenia kierunkowych propozycji usprawnień lub odpowiedniej ich modyfikacji. Jest to istotne ponieważ na początku Etapu 3 „Optymalizacja procesów” te kierunkowe propozycje usprawnień są punktem wyjścia do prowadzenia warsztatów z uczestnikami procesów. Przedstawiamy opis inicjatyw stanowiących rekomendacje zmian do analizowanych procesów raz spodziewane korzyści z ich wdrożenia. Po zatwierdzeniu przez Zarząd kierunkowych propozycji usprawnień rozpoczynamy wspólnie z uczestnikami procesów prace nad opracowaniem szczegółów nowych rozwiązań.

Ewidencja faktur zakupu